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E-Mail-Management 5 Tipps: So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

| Autor / Redakteur: David Gibson / Matthias Back

Die E-Mail ist immer noch das Kommunikationsmittel Nummer 1. Allerdings werden E-Mails auch gerne benutzt, um sich Zugriff auf fremde Daten zu erschleichen. Mit restriktiverer Überwachung der Zugriffsrechte lässt sich viel Ärger vermeiden.

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"Postfach" voll? Viele Outlook-Strategen legen ihre E-Mails einfach in andere Ordner ab.
"Postfach" voll? Viele Outlook-Strategen legen ihre E-Mails einfach in andere Ordner ab.
(Bild: VBM-Archiv)

Die wachsenden Datenmengen erdrücken uns wie ein Gletscher, der langsam näher kommt. Manchmal sind wir uns dessen gar nicht bewusst, bis wir unter einer weiteren Informationsschicht begraben sind. Wenn wir uns allein den E-Mail-Bereich ansehen, der ja nur einen Teil des sich ausbreitenden Datenbergs ausmacht, beginnen wir zu verstehen, weshalb unsere Mitarbeiter mit ihrem Latein am Ende sind.

Laut einer aktuellen Studie von Varonis lernt das Personal im digitalen Büro zwar, den zunehmenden E-Mail-Verkehr in den Griff zu bekommen – Unternehmen kommen die damit verbundenen zusätzlichen Arbeitsaufwände und Zwischenfälle jedoch teuer zu stehen. Denn während die Mitarbeiter verzweifelt versuchen, ihren aus allen Nähten platzenden Postfächern Herr zu werden, und mit effektiveren E-Mail-Management-Methoden experimentieren, müssen Organisationen immer mehr E-Mail-Pannen in Kauf nehmen.

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Compliance-Verstöße und E-Mail-Volumen

Im Rahmen der Studie berichteten 62 Prozent der Befragten von Vorfällen, bei denen beispielsweise E-Mails an falsche Empfänger oder mit unzulässigen, nicht freigegebenen Inhalten verschickt wurden – häufig mit ernsthaften Konsequenzen. Die Studie, bei der Mitarbeiter zu ihren digitalen Gewohnheiten befragt wurden, ergab zudem, dass in jedem 20. Unternehmen bereits Compliance-Probleme aufgrund eines Fehlers beim E-Mail-Versand aufgetreten sind.

78 Prozent der Studienteilnehmer erhalten bis zu 100 E-Mails am Tag, fast ein Viertel von ihnen sogar zwischen 100 und 500 – dies veranschaulicht den steigenden Druck, den digitale Kommunikationsmittel auf das Personal ausüben. Jeder zehnte Mitarbeiter hat heute mehr als 10.000 E-Mails in seinem Postfach. Knapp 85 Prozent der Befragten verbringen jeden Tag mindestens 30 Minuten mit der Verwaltung ihrer E-Mails. Dies entspricht mehr als 1,5 Arbeitswochen im Jahr. Es ist anzunehmen, dass die Studienteilnehmer den Aufwand unterschätzen und diese Aufgaben sogar noch mehr Zeit in Anspruch nehmen.

34 Prozent der E-Mail-Empfänger sind „Ableger“

Die Studie identifizierte drei Arten des E-Mail-Managements: 34 Prozent der Teilnehmer sind „Ableger“, die ihr Postfach täglich leeren und ihre Nachrichten in Ordnern ablegen; 17 Prozent sind „Sammler“, die E-Mails nie löschen, sondern markieren und in nur wenigen Ordnern aufbewahren; und 44 Prozent verwenden eine Mischung dieser beiden Methoden. Eine kleine, aber vielsagende Gruppe von 6 Prozent hat jedoch alle Versuche, ihre E-Mails in den Griff zu bekommen, gänzlich aufgegeben.

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