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E-Mail-Management

5 Tipps: So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff

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3. Überprüfen Sie die Datenzugriffsrechte!

Damit Sie das Problem in den Griff bekommen, ist es erforderlich, Berechtigungsprüfungs- und Audit-Prozesse zu automatisieren. Mit Hilfe automatisierter Vorgänge können Sie die zu überprüfenden Ressourcen bestimmen, Sicherheitsgruppen Daten zuordnen, Data Owner identifizieren und diesen Zugriffsinformationen und sonstige handlungsrelevante Daten bereitstellen. Dank der Automatisierung sollten auch Entscheidungen von Data Ownern automatisch ausgeführt und überprüfbare Nachweise dafür erstellt werden, dass die Prozesse eingehalten werden.

4. Stellen Sie Informationen für Data Owner bereit!

Data Owner benötigen Metadaten um herauszufinden, welche Inhalte die E-Mail-Flut verbirgt, wer diese verwendet, wer Zugriff darauf haben sollte und wer nicht. Es reicht nicht aus, die Metadaten einfach zu sammeln, um die komplexen funktionalen Beziehungen rund um unsere Daten zu verstehen.

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Nur durch eine Zusammenführung und Analyse können wir ermitteln, auf welche sensiblen Informationen zu viele Nutzer zugreifen können, wem die Daten gehören, wer über zu umfangreiche Zugriffsrechte verfügt und welche weiteren Probleme in Bezug auf den Schutz und die Verwaltung der Daten es zu lösen gilt.

Die schiere Menge und Komplexität der Metadatenelemente und funktionalen Beziehungen zwischen ihnen machen eine manuelle Analyse schlichtweg unmöglich. Hier sind also automatisierte Prozesse gefragt. Automatisierte Analysen werden bereits in vielen Bereichen angewendet.

Ein Beispiel dafür ist Amazon: Basierend auf Ihren bisherigen Bestellungen erhalten Sie Empfehlungen zu Artikeln, die Ihnen ebenfalls gefallen könnten. iTunes und andere Online-Shops verfügen über eine ähnliche Funktion. Kreditkartenunternehmen analysieren so Transaktionen, um möglichen Betrug aufzudecken.

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