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Reisekosten

Ab 2014 gelten neue Regeln für Dienstreisen

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Maßgeblich dafür sind dabei vor allem dienst- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Das heißt: Sie legen einen Arbeitsort fest, an dem der Mitarbeiter vorrangig arbeitet. Wichtig: Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es künftig nicht mehr an.

Stimmige und plausible Regelungen

Die Regelungen in den Dienst- und Arbeitsverträgen müssen plausibel und stimmig sein. Arbeitgeber sollten keine Vereinbarungen aus Gefälligkeit treffen – etwaigen Ungereimtheiten kommen Finanzbeamte schnell auf die Schliche.

Fehlt eine entsprechende Regelung durch den Arbeitgeber, wird die erste Tätigkeitsstätte immer nach quantitativen Kriterien definiert. Erste Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an welcher der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich ist oder zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel seiner wöchentlichen Arbeitszeit verbringt.

Diese Kriterien greifen allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber eine genaue Zuordnung getroffen hat. Für die Finanzbehörden sind grundsätzlich die arbeitsvertraglichen Weisungen maßgeblich. Auch falls die erste Tätigkeitsstätte nicht oder nicht eindeutig zugeordnet ist, hat das Gesetz vorgesorgt: Dann gilt die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung am nächsten liegt, automatisch als erste Tätigkeitsstätte (so genanntes „Meistbegünstigungsprinzip”).

Achtung: Dienstreise ist nicht gleich Dienstreise

Für einige Berufsgruppen sieht der Fiskus keine erste Tätigkeitsstätte vor, da sie an täglich wechselnden Einsatzorten arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel Kraftfahrer und Leiharbeiter. Hat der Arbeitgeber den Ort der Aufnahme der Tätigkeit nicht festgelegt, können Fahrten zu unterschiedlichen Startpunkten unbeschränkt als Werbe- oder Reisekosten abgesetzt werden. Insbesondere Leiharbeiter haben erst bei Einsatz von mehr als 48 Monaten oder wenn sie zum Zweck der Festanstellung verliehen werden beim Entleiher eine erste Tätigkeitsstätte. Konsequenz: Ihre Anfahrt beginnen schon am Wohnsitz. Sie dürfen vom ersten Kilometer anstelle der Entfernungspauschale unbeschränkt Werbe- oder Reisekosten geltend machen.

Dienstreise ist also nicht gleich Dienstreise. Die Finanzbehörden fordern zum Teil sehr unterschiedliche Belege. Wer die Erwartungen von Finanzbeamten kennt, kann mit plausiblen Nachweisen viele strittige Konstellationen vermeiden.

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