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Reisekosten

Ab 2014 gelten neue Regeln für Dienstreisen

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Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er etwa mehr als acht Stunden unterwegs war, muss der Arbeitgeber diese für den jeweiligen Reisetag anteilig um den Sachbezugswert kürzen. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so kann die Mahlzeitengestellung individuell in der Lohnabrechnung oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Bei Vollverpflegung während einer Dienstreise wird der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt und der Arbeitnehmer darf keine Werbungskosten mehr in seiner Steuererklärung ansetzen. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

Opulentes Tafeln ruft das Finanzamt auf den Plan

Allzu opulente Mahlzeiten rufen indes die Finanzbehörden auf den Plan. Übersteigt der Preis einer Mahlzeit den Betrag von 60 Euro (bisher 40 Euro), so werten die Finanzbehörden das Essen als nicht angemessen. Die Folge: Die Besteuerung erfolgt dann nach den individuellen Steuersätzen des Arbeitnehmers in der Lohnabrechnung.

Für sogenannte Belohnungsessen gilt wie bisher: Kann die 44-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen beim Arbeitnehmer noch genutzt werden, ist die Mahlzeit steuerfrei. Ansonsten ist das Essen als Sachbezug in der Lohnabrechnung zu versteuern. Vorsicht ist geboten, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise schon einen Tank- oder Einkaufsgutschein erhält. Dann wurde die steuerliche Freigrenze wahrscheinlich schon ausgeschöpft.

Mitarbeiter rechtzeitig informieren

Die Neuerungen im Reisekostenrecht verringern den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch angestammte Prozesse lassen sich nicht über Nacht verändern. Arbeitgeber sollten die neue Möglichkeit nutzen, eine erste Tätigkeitsstätte für ihre Arbeitnehmer festzulegen. Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten zudem frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.

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Auf die Neuerungen einstellen

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist kein Selbstläufer. Wer sich systematisch auf die Neuerungen einstellt, ist auf der sicheren Seite.

1. Änderungen verstehen: Unternehmen sollten sich frühzeitig über die Änderungen und ihre Konsequenzen für die betriebliche Praxis informieren. Offene Fragen, insbesondere zur Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, sind im Dialog mit dem Steuerberater zu klären.

2. Anpassungen vornehmen: Die bisherigen Formulare zur Reiskostenabrechnung sind zu überarbeiten. Die neuen Regeln und Pauschalen sollten möglichst mit Praxisbeispielen in die firmeneigene Reisekostenrichtlinie einfließen.

3. Testphase einplanen: Es ist nicht leicht, angestammte Gewohnheiten zu ändern. Unternehmen sollten die neuen Regelungen möglichst mit Jahresbeginn testweise erproben, um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen. Wer bis zur ersten Lohnabrechnung für 2014 wartet, wird sich schnell über aufwendige Fehlerkorrekturen ärgern.

(Quelle: DHPG)

* Thomas Nöthen ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei DHPG in Euskirchen.

** Dieser Artikel erschien zuerst bei MM Maschinenmarkt. Verantwortlicher Redakteur: Jürgen Schreier.

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