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Reisekosten Ab 2014 gelten neue Regeln für Dienstreisen

Autor / Redakteur: Thomas Nöthen / Dipl.-Medienwirt (FH) Matthias Back

Ab dem 1. Januar 2014 treten neue Reisekostenbestimmungen in Kraft. Unternehmen sollten sich zügig auf die Neuerungen einstellen – sonst droht Ärger mit den Finanzbehörden und berufliche Reisekosten werden womöglich nicht anerkannt.

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Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.
Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.
(Bildquelle: Fotolia.com © Anselm Baumgart)

Kundenbesuche, Meetings oder Messen: Dienstreisen gehören in vielen Jobs zum Tagesgeschäft. Bisher war die Abrechnung von Dienstreisen kompliziert und aufwendig. Das soll sich jetzt ändern: Der Gesetzgeber hat die Abrechnungsmodalitäten deutlich vereinfacht. Für Unternehmen entsteht dadurch jedoch erst einmal ein organisatorischer Mehraufwand, denn sie müssen angestammte Reisekostenregelungen an die Neuerungen anpassen. Diese Umstellungen sollten Firmen nicht auf die lange Bank schieben – denn einige Details sind tückisch.

Was ist eigentlich eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn jemand aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seines Arbeitsplatzes und außerhalb seiner Wohnung tätig ist. Angenommen wird eine derartige Auswärtstätigkeit auch bei wechselnden Tätigkeitsstätten, wie sie etwa für Handelsvertreter oder Kraftfahrer typisch sind. Auch Ausbildungs- oder Fortbildungsmaßnahmen im Rahmen des Dienstverhältnisses gelten als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Grundsätzlich gilt weiterhin: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die Reisekosten steuerfrei erstatten. Alternativ können Arbeitnehmer die Aufwendungen in ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Unternehmer setzt seine Reisekosten als Betriebsausgaben ab.

Wo eine Dienstreise beginnt und endet

Bislang bildete die so genannte „regelmäßige Arbeitsstätte“ den Start- und Endpunkt von Dienstreisen. Doch der Begriff war gesetzlich nicht eindeutig definiert. Einige Steuerzahler gestalteten ihre dienst- oder arbeitsvertraglichen Regelungen so, dass die „regelmäßige Arbeitsstätte“ taktisch günstig lag, um möglichst hohe Fahrtkosten ansetzen zu können. Dies war den Finanzbehörden naturgemäß ein Dorn im Auge.

Zukünftig ersetzt der Fiskus die „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch den gesetzlich normierten Begriff „erste Tätigkeitsstätte“. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Arbeitgeber dürfen künftig die erste Tätigkeitsstätte ihrer Arbeitnehmer bestimmen.

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Der Fiskus reist immer mit

Es gibt vielfältige Anlässe für Dienstreisen. Die Finanzbehörden beteiligen sich an den anfallenden Kosten nur, wenn zweifelsfrei berufliche Gründe vorliegen. Wer systematisch Nachweise sammelt, kann auch kritische Finanzbeamte überzeugen.

1. Geschäftstermine: Mehrtägige Aufenthalte und Auslandsreisen nehmen die Finanzbeamten genau unter die Lupe. Unterhält das Unternehmen am Zielort keinen Standort oder Geschäftskontakt, sollte die berufliche Motivation mit Korrespondenzen und Protokollen untermauert werden. Beispiele: Kundenbesuche, Meetings, Messen.

2. Außendienst: Einige Berufsgruppen sind im Prinzip immer auf Dienstreise, da ihre Arbeitsorte ständig wechseln. Eine sorgfältige Dokumentation aller Strecken und Termine ist Pflicht. Der Nachweis kann per Fahrtenbuch oder Arbeitgeberbescheinigung erfolgen. Beispiele: Montage, Kundendienst, Zeitarbeit.

3. Weiterbildung: Reisen an touristisch reizvolle Orte wecken das Misstrauen der Finanzbehörden. Gerade dann muss eindeutig ein betriebliches Interesse vorliegen. Belege wie Seminarprogramm, Anmeldebestätigung oder Teilnehmerlisten können Vorbehalte der Finanzbehörden entkräften. Beispiele: Lehrgang, Seminar, Sprachkurs.

(Quelle: DHPG)

Maßgeblich dafür sind dabei vor allem dienst- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Das heißt: Sie legen einen Arbeitsort fest, an dem der Mitarbeiter vorrangig arbeitet. Wichtig: Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es künftig nicht mehr an.

Stimmige und plausible Regelungen

Die Regelungen in den Dienst- und Arbeitsverträgen müssen plausibel und stimmig sein. Arbeitgeber sollten keine Vereinbarungen aus Gefälligkeit treffen – etwaigen Ungereimtheiten kommen Finanzbeamte schnell auf die Schliche.

Fehlt eine entsprechende Regelung durch den Arbeitgeber, wird die erste Tätigkeitsstätte immer nach quantitativen Kriterien definiert. Erste Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an welcher der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich ist oder zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel seiner wöchentlichen Arbeitszeit verbringt.

Diese Kriterien greifen allerdings nicht, wenn der Arbeitgeber eine genaue Zuordnung getroffen hat. Für die Finanzbehörden sind grundsätzlich die arbeitsvertraglichen Weisungen maßgeblich. Auch falls die erste Tätigkeitsstätte nicht oder nicht eindeutig zugeordnet ist, hat das Gesetz vorgesorgt: Dann gilt die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung am nächsten liegt, automatisch als erste Tätigkeitsstätte (so genanntes „Meistbegünstigungsprinzip”).

Achtung: Dienstreise ist nicht gleich Dienstreise

Für einige Berufsgruppen sieht der Fiskus keine erste Tätigkeitsstätte vor, da sie an täglich wechselnden Einsatzorten arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel Kraftfahrer und Leiharbeiter. Hat der Arbeitgeber den Ort der Aufnahme der Tätigkeit nicht festgelegt, können Fahrten zu unterschiedlichen Startpunkten unbeschränkt als Werbe- oder Reisekosten abgesetzt werden. Insbesondere Leiharbeiter haben erst bei Einsatz von mehr als 48 Monaten oder wenn sie zum Zweck der Festanstellung verliehen werden beim Entleiher eine erste Tätigkeitsstätte. Konsequenz: Ihre Anfahrt beginnen schon am Wohnsitz. Sie dürfen vom ersten Kilometer anstelle der Entfernungspauschale unbeschränkt Werbe- oder Reisekosten geltend machen.

Dienstreise ist also nicht gleich Dienstreise. Die Finanzbehörden fordern zum Teil sehr unterschiedliche Belege. Wer die Erwartungen von Finanzbeamten kennt, kann mit plausiblen Nachweisen viele strittige Konstellationen vermeiden.

Nicht nur die einfache Strecke abrechnen

Mit den Neuregelungen schränkt der Gesetzgeber die landläufig als Pendlerpauschale bekannte gesetzliche Entfernungspauschale ein. Künftig lassen sich nur noch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte in der persönlichen Einkommensteuererklärung über die Pendlerpauschale abrechnen. Für alle weiteren beruflichen Fahrten können Steuerzahler die tatsächlichen Kosten oder pauschale Kilometersätze absetzen. Hiervon profitieren vor allem Arbeitnehmer mit verschiedenen Einsatzstellen. Autofahrer können die Pauschale in Höhe von 30 Cent je Kilometer nicht nur für die einfache Entfernung, sondern für die tatsächliche Fahrtstrecke geltend machen. Bei Reisen mit dem Motorrad oder Motorroller sieht der Gesetzgeber 13 Cent, mit Moped oder Mofa 8 Cent und mit Fahrrad 5 Cent je Kilometer vor.

Auch Dienstwagenfahrer können sich freuen. Im Zuge der Neuregelungen ist nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die übrigen Geschäftsfahrten zu Filialen und Niederlassungen des Arbeitgebers bleiben künftig steuerfrei.

Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den privaten Pkw, ist erhöhte Vorsicht geboten. Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Pendlerpauschale ansetzen könnte. Fehlt es an vertraglichen Regelungen oder sind die quantitativen Kriterien nicht eindeutig, können die Finanzbehörden die zur Wohnung nächstgelegene betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte werten. Sind die Entfernungskilometer zu gering, ist der Fahrtkostenzuschuss zu versteuern.

Neue Staffelung bei Verpflegungspauschalen

Wer aus beruflichen Gründen auf Reisen ist, kann sich meist nicht so günstig verpflegen wie in den eigenen vier Wänden. Mit Verpflegungspauschalen legen die Finanzbehörden den Mehraufwand fest, der typischerweise über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Arbeitnehmer können den beruflich bedingten Mehraufwand in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen oder sich als Reisespesen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

Künftig gibt es für Inlandsreisen nur noch zwei Verpflegungspauschalen statt wie bisher drei. Bei eintägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden beträgt die Verpflegungspauschale 12 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag ebenfalls eine Pauschale von 12 Euro gewährt. Für alle Tage mit einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden gewährt der Fiskus eine Verpflegungspauschale von 24 Euro.

Von der Neuregelung profitieren vor allem Kurzreisende, die ein bis zwei Tage unterwegs sind. Sie erhalten bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden künftig mit 12 Euro doppelt so viel wie früher.

Im Bezug auf die Verpflegungspauschalen werden Reisekostenabrechnungen grundsätzlich einfacher. Zum einen entfällt die kleine Verpflegungspauschale für Abwesenheiten bis 8 Stunden. Zum anderen müssen bei mehrtägigen Dienstreisen die genauen Abwesenheitszeiten am An- und Abreisetag künftig nicht mehr dokumentiert werden. Der Fiskus gewährt immer 12 Euro je An- und Abreisetag; unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.

Gesonderte Pauschalen bei Auslandsreisen

Geht die Dienstreise ins Ausland, gelten für jedes Land gesonderte Pauschalen. Auch hier kommen in Zukunft nur noch zwei Pauschalen zur Anwendung. Wie bisher sind die Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Unverändert gilt auch, dass eine Unterbrechung von mehr als vier Wochen die Drei-Monats-Frist erneut auslöst. Neu ist jedoch, dass die Gründe für eine Unterbrechung keine Rolle mehr spielen. Es müssen nur noch die Unterbrechungszeiten und nicht mehr die Gründe aufgezeichnet werden.

Will der Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Verpflegungspauschalen an seine Mitarbeiter auszahlen, kann er das wie bisher auch tun. Verdoppelt der Arbeitgeber etwa die Auszahlungsbeträge, dann kann er dem Arbeitnehmer diesen Mehrbetrag auch ohne weitere Nettoabzüge auszahlen. Dazu muss die Firma den Mehrbetrag mit 25 Prozent pauschal besteuern und die Steuer übernehmen.

Wenn der Chef zum Essen einlädt

Auf Dienstreisen wird man mitunter zum Essen eingeladen, zum Beispiel vom eigenen Chef oder vom Kunden, für den man gerade unterwegs ist. Für diese Fälle, im Fachjargon Mahlzeitengestellung genannt, ergeben sich ebenfalls Änderungen. Mahlzeiten werden künftig grundsätzlich mit dem Sachbezugswert von 4,80 Euro für Frühstück sowie 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen als steuerpflichtiger Sachbezug in der Lohnabrechnung angesetzt.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er etwa mehr als acht Stunden unterwegs war, muss der Arbeitgeber diese für den jeweiligen Reisetag anteilig um den Sachbezugswert kürzen. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so kann die Mahlzeitengestellung individuell in der Lohnabrechnung oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Bei Vollverpflegung während einer Dienstreise wird der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt und der Arbeitnehmer darf keine Werbungskosten mehr in seiner Steuererklärung ansetzen. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

Opulentes Tafeln ruft das Finanzamt auf den Plan

Allzu opulente Mahlzeiten rufen indes die Finanzbehörden auf den Plan. Übersteigt der Preis einer Mahlzeit den Betrag von 60 Euro (bisher 40 Euro), so werten die Finanzbehörden das Essen als nicht angemessen. Die Folge: Die Besteuerung erfolgt dann nach den individuellen Steuersätzen des Arbeitnehmers in der Lohnabrechnung.

Für sogenannte Belohnungsessen gilt wie bisher: Kann die 44-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen beim Arbeitnehmer noch genutzt werden, ist die Mahlzeit steuerfrei. Ansonsten ist das Essen als Sachbezug in der Lohnabrechnung zu versteuern. Vorsicht ist geboten, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise schon einen Tank- oder Einkaufsgutschein erhält. Dann wurde die steuerliche Freigrenze wahrscheinlich schon ausgeschöpft.

Mitarbeiter rechtzeitig informieren

Die Neuerungen im Reisekostenrecht verringern den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch angestammte Prozesse lassen sich nicht über Nacht verändern. Arbeitgeber sollten die neue Möglichkeit nutzen, eine erste Tätigkeitsstätte für ihre Arbeitnehmer festzulegen. Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten zudem frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.

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Auf die Neuerungen einstellen

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist kein Selbstläufer. Wer sich systematisch auf die Neuerungen einstellt, ist auf der sicheren Seite.

1. Änderungen verstehen: Unternehmen sollten sich frühzeitig über die Änderungen und ihre Konsequenzen für die betriebliche Praxis informieren. Offene Fragen, insbesondere zur Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, sind im Dialog mit dem Steuerberater zu klären.

2. Anpassungen vornehmen: Die bisherigen Formulare zur Reiskostenabrechnung sind zu überarbeiten. Die neuen Regeln und Pauschalen sollten möglichst mit Praxisbeispielen in die firmeneigene Reisekostenrichtlinie einfließen.

3. Testphase einplanen: Es ist nicht leicht, angestammte Gewohnheiten zu ändern. Unternehmen sollten die neuen Regelungen möglichst mit Jahresbeginn testweise erproben, um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen. Wer bis zur ersten Lohnabrechnung für 2014 wartet, wird sich schnell über aufwendige Fehlerkorrekturen ärgern.

(Quelle: DHPG)

* Thomas Nöthen ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei DHPG in Euskirchen.

** Dieser Artikel erschien zuerst bei MM Maschinenmarkt. Verantwortlicher Redakteur: Jürgen Schreier.

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