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So digitalisieren Sie ein Umweltlabor Adieu Excel und Papier

Autor / Redakteur: Björn Rudolph* / Dipl.-Chem. Marc Platthaus

Eine moderne Software-Architektur bringt für die Steuerung der komplexen Struktur eines Umweltlabors erhebliche Vorteile. Lesen Sie, wie ein Labor­informations- und Managementsystem beispielsweise bei der Verwaltung von Altdaten aber auch bei der Probenplanung hilfreich sein kann.

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1 Ein Dashboard (Ausschnitt) bildet wichtige Kenndaten des Labors in Echtzeit ab.
1 Ein Dashboard (Ausschnitt) bildet wichtige Kenndaten des Labors in Echtzeit ab.
(Bild: Dialog EDV)

Umweltkontrollen im Bereich Luft, Wasser und Boden bekommen eine immer höhere Bedeutung für unseren Alltag. Neue Gesetze und Erlasse aber auch aktuelles Tagesgeschehen machen die Notwendigkeit von Umweltlaboren immer deutlicher. Digitalisierung unterstützt ein Labor dabei, dass dadurch erhöhte Probenaufkommen immer im Griff zu behalten. Doch wie ist es um die Digitalisierung von Umweltlaboren gestellt?

Den Recherchen der Dialog-Experten nach arbeiten noch viele Umweltlabore mit einer Technik, die heute absolut nicht mehr zeitgemäß ist, beispielsweise nutzen die Anwender Excel-Listen oder setzen nach wie vor ganz auf Papier.

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Viele Verantwortliche scheuen die Investition in ein modernes Labor-Informations- und Management-System (LIMS) oder ihnen ist das breite Spektrum der Vorteile nicht bewusst. Besonders für Umweltlabore bieten LIM-Systeme viele standardisierte Funktionalitäten, die den Arbeitsalltag im Labor erleichtern können.

Moderne Auftrags- und Probenverwaltung

Die Auftrags- und Probenverwaltung ist der Kern aller LIM-Systeme. Hier können alle Daten zum Auftrag und den erfassten Proben oder Teilproben erfasst werden. Über umfangreiche Filter- und Auswertemöglichkeiten lassen sich Arbeitslisten erstellen und wichtige Auswertungen erstellen, um die aktuelle Auslastung immer im Blick zu haben.

Im LIMS können inzwischen nicht mehr nur Labordaten wie Messwerte oder Probendaten erfasst werden. Auch die Erstellung von Angeboten und das Pflegen der Kundendaten findet im LIMS statt. Oftmals entfällt dadurch sogar der Bedarf an einem eigenständigen CRM-System. Die meisten Anbieter haben schon seit Jahren entsprechende Module mit im Angebot.

Auch die Abrechnung der Aufträge kann über LIMS durchgeführt werden inklusive der Erstellung von vollautomatisierten Rechnungsdokumenten. Sollten bereits andere Systeme für die Buchhaltung beispielsweise Datev verwendet werden, erleichtern standardisierte Schnittstellen den Prozess.

Die Berichtserstellung ist ein essenzieller Teil des Ablaufs im Laborumfeld. Nicht nur die Erzeugung von automatisch generierten Dokumenten gehört dazu, was heute schon Standard in jedem LIMS am Markt ist. Auch die Erstellung von Vorab- und Korrekturberichten sowie die Dokumentation der einzelnen Versionen ist in einigen Systemen bereits Standard.

Nicht alle Daten bleiben dabei im LIMS oder gar im Unternehmen. Es gibt Vorgaben, die bedient werden müssen. Hierzu zählen der landesspezifische Export von Messergebnissen an die jeweiligen Gesundheitsämter oder die Übertragung von Abrechnungsdaten an Datev Online oder eine andere Organisation.

Auch die Messgeräte können inzwischen über entsprechende Transferformate eingelesen werden und ersparen dem Anwender das mühsame Abtippen von Werten. Der Standardumfang eines LIMS umfasst heute in der Regel schon standardisierte Schnittstellen für diese Systeme und konfigurierbare Anbindungen für Laborgeräte.

Qualitätsmanagement und Probenplanung

Auch für den Qualitätsmanagement-Bereich bieten einige Softwareanbieter für LIM-Systeme inzwischen einen umfangreichen Funktionsumfang an. Die Dokumentation von Messserien mit Erfassung von Kontrollproben, das Führen von Regelkarten und die Dokumentation von Außerkontroll-Situationen sowie Module für die Prüfmittelverwaltung sind nur einige Möglichkeiten, die bereits im Standardumfang eines LIMS enthalten sind.

Dadurch, dass alle Daten in einem System geführt werden, lassen sich Bereiche auch gut kombinieren, zum Beispiel das Dokumentenmanagement in Zusammenhang mit der Prüfmittelverwaltung und den Regelkarten.

Besonders im Bereich der Wasseruntersuchungen kommt es oftmals dazu, dass Probenahmen wiederkehrend eingeplant werden müssen.

In regelmäßigen Abständen sollen Probennahmen an festgelegten Orten eingeplant werden.

Das LIMS kann über dynamische Intervalle für Aufträge und Proben die Probenehmer dabei unterstützen, ihre Untersuchungen einzuplanen. Über geeignete Kalenderdarstellungen können die Anwender darüber hinaus auch Probenahmetermine mit Hausbesitzern oder Mietern zeitlich organisieren. Diese Features sind auch häufig für mobile Endgeräte für den Außeneinsatz verfügbar und optimiert.

Mobile Ergebniserfassung und Dokumentenmanagement

Apropos mobiler Einsatz. Egal ob im Labor oder vor Ort beim Kunden: Oftmals ist es notwendig, Ergebniswerte ohne Arbeitsplatzrechner eingeben zu können. Zusatzfunktionen für die mobile Anwendung ermöglichen es den Benutzern, Messungen über Tablet oder Smartphone direkt im LIMS einzutragen. Mit einem so genannten Offline-Modus lassen sich Daten auch außerhalb von WLAN oder Mobilfunknetz erfassen und später automatisch mit der Datenbank abgleichen.

Dokumentation der Ausbildung der Mitarbeiter

Oftmals gibt es wichtige Dokumente, die revisionssicher abgelegt werden sollen. Ein eigenes DMS (Dokumenten-Management-System) ist zu überladen und zu umständlich in den Ablauf eines Labors zu integrieren. Warum nicht gleich auf integrierte LIMS-Lösungen zurückgreifen? Dokumente jeglicher Art ablegen im Dateisystem oder direkt in der Datenbank gehört inzwischen ebenfalls zu dem Leistungsumfängen solcher Systeme. Die Dokumentation und Planung der Ausbildung der Mitarbeiter wird bei Akkreditierungen von den Überwachungsstellen gerne geprüft. Ein Laborsystem bietet über spezifische Funktionen oder Module dem Laborleiter eine Übersicht über den Ausbildungsstand seiner Mitarbeiter und eventuellen offenen Auffrischungen.

Verwaltung von Stammdaten und Altdaten

Auch von den Erfahrungen der Anbieter kann man profitieren. Teilweise bieten sie ihren Kunden Stammdaten-Pakete an oder standardisierte Schnittstellen für diese. So müssen Stammdaten nicht selbst erstellt werden. Dies spart Aufwand im Projekt. Beispiele für solche Pakete sind Stammdaten für Umweltuntersuchungen, Einstufungen nach Deponieverordnung und Pestizidgrenzwerte der EU.

Altdaten können bei Bedarf durch den Anbieter auch mit in ein neues System überführt werden. Es ist aber zu überlegen, ob die Übertragung von Altdaten praktikabel ist. Ein LIMS-Projekt kann oftmals auch eine Chance sein, die gewachsenen Strukturen zu überdenken und gegebenenfalls zu erneuern.

Datendarstellung und integrierte Dashboards

Damit die Datenbank nicht nur ein reiner Datenspeicher ist, ist es notwendig Auswertungen auf Basis der Informationen aus seinen Daten zu erstellen. Anbieter stellen den Laboren dafür eigene Auswertungstools zur Verfügung oder bieten die Integration von externen Lösungen wie Crystal Reports an. So können die Daten in beliebiger Form zusammengestellt und grafisch aufbereitet werden. Welchem Labormanager kommt diese Situation nicht bekannt vor? Die Geschäftsführung benötigt kurzfristig die Monatsstatistik oder die aktuelle Probendurchlaufzeit. Auch ein schneller Blick auf die Auslastung während des Kundentelefonats kann hilfreich sein. Einige LIM-Systeme beinhalten ein so genanntes Dashboard, eine Ansicht auf welcher der Labormitarbeiter sich wichtige Auswertungen und Kennzahlen anzeigen lassen kann. Je nach Anbieter können sich die Anwender diese Ansicht auch selbst zusammenstellen. Ein LIMS ist heute wesentlich mehr als noch vor einigen Jahren. Viel mehr ist es eine Komplettlösung für alle Laboraufgaben und lässt kaum Wünsche offen. Ist doch mal ein Sonderfall nicht im Standard verfügbar, so passen LIMS-Anbieter ihre Produkte für den Kunden flexibel an den dessen Bedürfnisse an.

* *B. Rudolph: dialog EDV Systementwicklung GmbH, 30559 Hannover

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