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Personalmanagement Personalbeschaffung strategisch planen

Autor / Redakteur: Markus Ley / Dipl.-Medienwirt (FH) Matthias Back

Leergefegte Bewerbermärkte und hoher Bedarf an Spezialwissen in den Unternehmen. Eigentlich Grund genug, die Personalsicherung zur strategischen Aufgabe zu machen. Stattdessen wird sie in der Praxis oft zum Spielball der Unternehmensbereiche. Das sollte sich ändern.

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Eine wirksame und intakte Personalstrategie wird zu einem immer entscheidenderen Wettbewerbsfaktor.
Eine wirksame und intakte Personalstrategie wird zu einem immer entscheidenderen Wettbewerbsfaktor.
(Bild: freshidea - Fotolia.com)

Zur Deckung ihrer Lastspitzen greifen Produktionsleiter oft auf Zeitarbeitskräfte zu, Fachbereichsleiter bedienen sich bei Ressourcenengpässen der Arbeitnehmerüberlassung und der Einkauf verantwortet die Sourcing-Strategie der Externen. Personalplanung ist längst kein reines HR-Thema (Human Resources) mehr.

Vielmehr mischen heute beim Rekrutieren von festen wie auch freien Mitarbeiten Akteure aus Personal, Einkauf, Produktion und natürlich auch die Geschäftsleitung mit. Vom Idealzustand einer integrierten und strategischen Personalplanung scheinen die meisten Unternehmen allerdings, noch weit entfernt zu sein.

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Schere zwischen Bewerbern und Spezialbedarf öffnet sich immer mehr

Und das, obwohl eine wirksame und intakte Personalstrategie zu einem immer entscheidenderen Wettbewerbsfaktor wird. Gemeinsam mit dem Marktforschungshaus PAC hat der Personaldienstleister Hays die Zusammenarbeit dieser Abteilungen bei der Personalplanung unter die Lupe genommen und dafür knapp 300 Entscheider aus unterschiedlichen Bereichen befragt.

Die Studie betrachtet Personalplanung als Herausforderung für das gesamte Unternehmen, nicht etwa als alleinige Aufgabe der HR-Abteilung. Dabei wurden die involvierten Fachbereiche zu allen potenziellen Ressourcen, mit denen sie zu tun haben, und die sie für wichtig halten, befragt. Demzufolge wurden externe Fachkräfte ebenso eingeschlossen wie externe Personaldienstleister.

Ob produzierendes Unternehmen oder Dienstleister, fest steht, die Schere zwischen knappen Bewerbermärkten und zunehmendem Spezialbedarf geht immer weiter auseinander. Das macht ein langfristiges Sichern von spezialisierten Mitarbeitern zu einer echten Herkulesaufgabe. Insbesondere für Produktionsunternehmen, die in einem volatilen Geschäft versuchen müssen, schwankenden Auftragslagen in immer kürzeren Zeitabständen personell beizukommen. Genau das sind für die befragten Produktionsleiter auch die wesentlichen Knackpunkte, um eine langfristige Personalsicherung zu gewährleisten.

Auch Fachbereichsverantwortliche blicken missmutig in die Zukunft, wenn es um die Personalstrategie geht. Allerdings geht es bei ihnen weniger um die ad-hoc Verfügbarkeit sondern vielmehr um den Spezialbedarf, den sie nicht gedeckt bekommen. Ganz kritisch sehen die Personalverantwortlichen den derzeitigen Status bei der Sicherung ihres Personalbedarfs. Ganze 80 % von ihnen sind unzufrieden.

Personalstrategien werden nicht umgesetzt

Das mag daran liegen, dass sie qua ihrer Funktion verantwortlich für die Sicherstellung des Personals gemacht werden, derzeit aber kaum Handlungschancen sehen, diese Situation kurzfristig zu verändern. Zwar geben ebenso viele von ihnen an, über eine langfristig angelegte Personalstrategie zu verfügen. Ob diese jedoch umgesetzt wird, darf bezweifelt werden: Denn umgekehrt sehen sich 84 % der befragten Fachbereichsleiter selbst als die Hauptakteure im Beschaffen und Sichern des Personals.

Diese Ergebnisse zeigen klar auf, welche Eigen- und Fremdwahrnehmungen zwischen Fachbereich und HR existieren und einer integrierten Personalplanung im Wege stehen. Legitimiert durch die Geschäftsleitung leistet HR zwar eine formale Vorgabe für die Planung, an die sich allerdings der jeweilige Fachbereich nicht hält. Im Gegenteil, jeder dritte Fachbereich gibt an, nach eigenem Ermessen zu handeln und zeigt damit, dass er seinen Personalkollegen nicht zutraut, die richtigen Mitarbeiter für seine Abteilung zu finden.

Einkauf wird in vielen Fällen zu spät ins Boot geholt

Ebenso getrübt scheint den Studienverfassern zufolge auch die Kommunikation zwischen Personalabteilung und Einkauf zu sein. Zumindest wenn es darum geht, den Einkauf bei der Personalplanung adäquat zu berücksichtigen. Zwar geben 80 % der Einkaufsleiter an, bei der Rekrutierung externer Fachkräfte involviert zu sein. Sie fühlen sich aber keineswegs als vollwertiger Mitentscheider im gesamten Planungsprozess. Auch hier haben die befragten Parteien wieder ganz unterschiedliche Vorstellungen vom Idealzustand.

Aus der Sicht der Fachbereichsleiter wird der Einkauf bei der Rekrutierung externer Fachkräfte bei Weitem noch nicht konsequent genug eingebunden. Nur 9 % sehen ihren Einkauf bei der Rekrutierung von Freiberuflern in Arbeitnehmerüberlassung beteiligt. Und kaum jemand der knapp 300 Befragten sieht den Einkauf hier in der Hauptverantwortung.

Dabei sollte gerade die Rekrutierung externer Ressourcen strategisch angegangen und entsprechend durch den Einkauf begleitet werden. Auf Basis einer ganzheitlichen Sourcing-Strategie könnten so Rekrutierungskanäle, –prozesse und –partner für alle Beteiligten klar definiert werden.

Weitere Unstimmigkeiten zwischen den beteiligten Akteuren entstehen, wenn es um die Frage der Hauptverantwortung in Sachen Personalplanung bei Externen geht. Bei der Beschaffung von Mitarbeitern in Arbeitnehmerüberlassung sowie Freiberuflern sehen 72 % aller Fachbereichsleiter sich selbst klar in der Pole-Position. Diese Ergebnisse lassen vermuten, dass sehr viel an der Personalabteilung vorbei entschieden wird.

Trotz der angegebenen Unzufriedenheit mit der eigenen Personalplanung und -sicherung tun sich 71 % aller Befragten noch schwer, jenseits der Rekrutierung aktueller Bedarfe mit Personaldienstleistern auch strategisch zusammenzuarbeiten. Dabei sind sie für viele Unternehmen die Instanz, wenn es um die Beschaffung externer und interner Mitarbeiter geht. Vor diesem Hintergrund kennen sie sich mit den Strukturen und Engpässen ihrer Auftraggeber aus und könnten sie auch strategisch betreuen. Hays geht allerdings davon aus, dass eine Zusammenarbeit auf dieser Basis erst mit zunehmender Reife der Personalplanung im Unternehmen entstehen wird.

Personalbeschaffung nicht einfach passieren lassen

Insgesamt betrachtet können Unternehmen ihre langfristige Personalsicherung nur in den Griff bekommen, wenn sie Verantwortlichkeiten und Abstimmungsprozesse klar definieren. So lange diese Reibungspunkte nicht gelöst werden, kann Personalbeschaffung nicht strategisch geplant werden, sondern passiert einfach. Personalmanagement, Fachbereiche sowie Geschäftsführung stehen hier gleichermaßen in der Pflicht.

Der Beitrag erschien zuerst auf unserem Schwesterportal des MM Maschinenmarkt.

* Markus Ley ist Managing Director der Hays AG in 68161 Mannheim, Tel. (06 21) 17 88-13 10, markus.ley@hays.de

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