Steuern Reisekostenreform 2014 bringt zahlreiche Änderungen

Bisher war das steuerliche Reisekostenrecht durch Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung geregelt. Per Bundestagsbeschluss über das Gesetz zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts werden zum 1. Januar 2014 umfangreiche gesetzliche Neuerungen für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten wirksam.

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Die regelmäßige Arbeitsstätte, der zentrale Begriff des Reisekostenrechts, wird im Rahmen der Reisekostenreform als erste Tätigkeitsstätte neu definiert und sorgt für maßgebliche Abweichungen bei der Reisekostenerstattung und der Versteuerung von Dienstwagen. Durch die Neuregelungen bezüglich der Verpflegungspauschalen ändern sich Voraussetzungen für Erstattungen und teilweise auch deren Beträge.

Änderungen sollten frühzeitig berücksichtigt werden

Bei den arbeitgeberveranlassten Mahlzeiten auf Auswärtstätigkeiten entfällt die aktuell für Mitarbeiter nachteilige Kürzung beziehungsweise Versteuerung in Höhe der Sachbezugswerte. Da alle wesentlichen Bereiche der Reisekostenabrechnung von der Reform betroffen sind, sollten die Änderungen möglichst frühzeitig von den Unternehmen berücksichtigt werden.

Laut einer Studie des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.) nutzen nahezu 50 % der mittelständischen Unternehmen in Deutschland für die Planung, Erfassung, Genehmigung, Abrechnung und Prüfung ihrer Geschäftsreisen veraltete Methoden. Reisende Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Personalabteilung verlieren viel Zeit – zum Beispiel mit Formularen zur Beantragung und Genehmigung von Geschäftsreisen. Erfolgt die Reisekostenabrechnung noch über Excel-Tabellen, ist die Fehlerquote durch eine manuelle Doppelerfassung zwangsläufig hoch.

Reisekostensoftware mit Schnittstelle zur Entgeltabrechung

Die umfangreichen Änderungen der Reisekostenreform 2014 in diesen Systemen abzubilden, ist mit einem erheblichen administrativen Aufwand verbunden. Die Einführung oder Erneuerung einer Reisekostensoftware sollte immer mit dem Ziel erfolgen, die Kosten des Abrechnungsprozesses durch eine größtmögliche Integration in angeschlossene Unternehmensprozesse deutlich zu senken. Entstehen muss ein schlankes und durchgehendes Verfahren, das individuelle Richtlinien berücksichtigt und nicht zuletzt hohe Rechtssicherheit bietet.

Der Landmaschinenhersteller Lemken nutzt bereits seit November 2011 die Reisekostensoftware Viatos der Viatos GmbH. Die standardisierte Schnittstelle zum Entgeltabrechnungssystem unterstützt den automatisierten Prozess und vermeidet Redundanzen in der Datenhaltung und -erfassung. Die Integration beider Lösungen macht für die Mitarbeiter von Lemken auch die Beachtung von lohnsteuerrechtlichen Aspekten deutlich komfortabler.

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