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Nachverfolgbarkeit von Messergebnissen und Wartung So vermeiden Sie Fehler im Labor (Teil 2)

Autor / Redakteur: Jeanne Mensingh* / Dr. Ilka Ottleben

Nicht die offensichtlichen Fehler – wie ein Geräteausfall – zeigen die größten Auswirkungen. Es sind kleine, alltägliche Probleme, die die Effizienz der Laborarbeit am empfindlichsten stören. Welche Schwierigkeiten gibt es bei der Nachverfolgbarkeit von Messungen und der Gerätewartung?

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Abb.1: Methoden wie die Lichtmikroskopie generieren oftmals eine Vielzahl von Daten, die mit modernen Software-Systemen analysiert werden sollten. Die Nachverfolgbarkeit von Messungen bleibt hier ein zentrales Thema.
Abb.1: Methoden wie die Lichtmikroskopie generieren oftmals eine Vielzahl von Daten, die mit modernen Software-Systemen analysiert werden sollten. Die Nachverfolgbarkeit von Messungen bleibt hier ein zentrales Thema.
(Bild: Labtopia)

Der erste Teil dieses Artikels beschäftigte sich mit den Themen Bestandsmanagement, Analysetrends und standardisierten Arbeitsprozessen.

Auch hier gibt es kleine Fehler, die sich in den Laboralltag eingeschlichen haben, und damit die Effizienz des Laborbetriebes empfindlich stören können. Durch den Einsatz eines Labor-Informationsmanagement-Systems (LIMS) können diese Bereiche besser überwacht und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Doch wie sieht es bei der Nachverfolgbarkeit von Messungen und dem vielfach unterschätztem Problem der Gerätewartung aus?

Nachverfolgbarkeit von Messungen sicherstellen

Das Bestandsmanagement und die Entwicklung, Einführung und elektronische Überwachung der SOPs sind in allen Laboren erwiesene Erfolgsfaktoren. Wenn Sie das gut hinbekommen, ist es wahrscheinlich, dass Ihnen auch die Nachverfolgbarkeit der Messungen gut gelingt. Ohne eine Übersicht über den Bestand und die Mitarbeiter, die sich nicht an die SOPs halten, vor allem bezüglich der Eingabe von laufenden Experimentdaten, sind Sie gegebenenfalls nicht in der Lage, die Ursachen eines ungültigen Ergebnisses zu erkennen, was wiederum zu einen Problem für die Vertretbarkeit der Daten führen kann.

Ein einzelnes Labor führt unter Umständen jede Woche Hunderte von Tests durch. Und ein Test ist nicht einfach nur ein Test, er ist die Summe vieler Einzelschritte. Wo ist eine Probe entstanden, wie sieht die Wartungsgeschichte des benutzten Geräts aus, welche Reagenzien und Standards wurden verwendet, wann wurde die Analyse zuletzt zertifiziert, welcher Lieferant stellte die Verbrauchsmaterialien bereit? Ohne Antworten auf diese Fragen ist es kaum möglich, ein vertretbares Analyseresultat zu erzielen.

Die Vertretbarkeit der Daten setzt u.a. akribische Rückverfolgungsschritte voraus, von denen viele in die Struktur und die Arbeitsabläufe des Labors integriert sind und unter Umständen nicht voneinander isoliert werden können. So können beispielsweise handschriftliche Notizen von Kollegen zum massiven Problem bei der Nachverfolgbarkeit führen. Und es ist auch kostspielig: Analytiker verbringen ein Viertel ihrer produktiven Zeit mit der Erfassung von Daten zur Verteidigung eines Ergebnisses.

Die Verteidigung von Daten ist schwierig und zudem nicht optional. Glücklicherweise kann diese Aufgabe heute von der Technik im Hintergrund erledigt werden, was hinsichtlich der Vertretbarkeit der Daten zu massiver Zeit- und Kostenersparnis führt und das Stressniveau senkt. Datenmanagementsoftware verringert die zur Verteidigung von Daten benötigte Zeit um 25% und führt so zu einem messbaren Anstieg der Produktivität.

LIMS gab es bereits früher, als Labore bei der grundlegenden Datenverwaltung und Erstellung von Datenberichten auf sich selbst gestellt waren. Heute erreicht ein LIMS das ganze Unternehmen: Es ist weiterhin zentral im Labor implementiert, kann aber in MRP, ERP und andere Unternehmenssysteme so integriert werden, dass es sich auf die Vertretbarkeit der Daten direkt auswirkt. Schluss mit der Suche an mehreren Standorten – häufig eine Kombination von handschriftlichen Notizen, Tabellen und Berichten: Alles was der Anwender braucht, um ein Ergebnis zu verteidigen, ist ordentlich abgelegt und ermöglicht eine schnelle Analyse und Berichterstattung.

Die Bedeutung von Wartung nicht unterschätzen

Irrtümlicherweise assoziieren viele Labore das Thema Trendanalyse nicht mit dem Thema Gerätewartung. Hierin spiegelt sich eine Fehleinschätzung der Bedeutung von Wartung wider, vor allem der vorbeugenden Wartung.

Die Schilderung einer Laborleiterin illustriert, wie wichtig es ist, beim Thema Wartung strategisch und vorausschauend zu denken. Die Leistung eines Gaschromatographen war bereits seit zwölf Stunden nachlassend. Nach mehreren frustrierenden und kostspieligen Ausfallzeiten isolierte die Laborleiterin das Problem. Sie stellte bald fest, dass sie bei aufmerksamer Überprüfung der Flächeneinheiten ein entstehendes Fehlermuster erkannt hätte.

Bisher werden diese Ergebnisse nur in den seltensten Fällen für eine vorbeugende Gerätewartung genutzt. Daten wie Flächeneinheiten, Baseline-Leitfähigkeit und Retentionszeit bieten wertvolle Hinweise, die nach Trending und Analyse viel über den Zustand eines Geräts aussagen können. Ein LIMS wie der Sample-Manager von Thermo Fisher Scientific bietet dem Nutzer Funktionen zur Überwachung des Zustands eines Geräts, damit bei der Arbeit ein regelmäßiger Wartungsplan effizienter umgesetzt werden kann. Der Benutzer wird über eine anstehende Wartung oder das Versagen von Verschleißteilen benachrichtigt, damit die Wartung vor dem Auftreten folgenschwerer Probleme vorgenommen werden kann. Labore haben jedoch eine weitere Möglichkeit, an ihren Geräten „dranzubleiben“ – mithilfe von Daten.

Analytiker geben oftmals vor, dass sie ihre Geräte „kennen“, manchmal sind die Hinweise jedoch zu subtil, um das Problem vor dem Versagen des Geräts zu erkennen. Da in vielen Laboren zudem Auszubildende, Neuzugänge oder Kollegen arbeiten, die mit einem Gerätetyp oder einem bestimmten Modell nicht vertraut sind, ist es riskant, sich auf Intuition und Bauchgefühl zu verlassen. Verlassen Sie sich lieber auf Daten, wenn Sie ein Gerät verstehen möchten. Wenn der Mitarbeiter ein Intervall festlegt, in dem eine Prüfung auf Abweichungen vorgenommen werden soll, schafft er sich so ein Frühwarnsystem. Das kann in einem LIMS leicht bewerkstelligt werden.

Daten gab es auch vor der Einführung von Software, doch vor der Nutzung von LIMS und anderen Systemen verbrachten Labore viel Zeit mit rückwärtsgerichtetem Blick. Hinsichtlich Wartung gelangten sie so möglicherweise zu einigen guten Geschäftspraktiken, doch für die Abwendung von Ausfallzeiten und mangelhaften Resultaten war diese Arbeitsweise nicht hilfreich. Nun können wir jedoch Abhilfe leisten: Wir können unsere Geräte besser kennen und mehr denn je unsere Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen.

Kleine Schritte führen zu großen Veränderungen

Langjährige Erfahrung in der Beratung von Laboratorien zeigt, dass die meisten mit grundlegenden Problemen kämpfen, die schon seit vielen Jahren existieren. Hinzu kommt, dass heute sowohl das Arbeitstempo als auch die Anforderungen an einen Analytiker oder Laborleiter zugenommen haben.

Mehr denn je ist es also notwendig, sich im Labor auf das Wesentliche zu besinnen und dabei die neuen technischen Möglichkeiten zu nutzen. Labore sollten die verfügbare Technik einsetzen, um einen strategischeren, aktiveren und intelligenteren Ansatz an vermeintliche Routineaufgaben zu erzielen und damit die Effizienz zu erhöhen.

* J. Mensingh: Labtopia Inc., Partner of Thermo Fisher Scientific, Houston/USA

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