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Marktübersicht LIMS Tipps zur LIMS-Einführung – bitte Daten, Ihr LIMS ist gleich für Sie da

Autor / Redakteur: Christian Lüttmann* / Christian Lüttmann

Ein LIMS verspricht mehr Effizienz und weniger Papier im Labor. Doch bis die Datenverarbeitung optimiert ist, dauert es. Nicht nur die Implementierung braucht Zeit, auch die Wahl des LIMS will überlegt sein. Wir geben Tipps und eine Produktübersicht.

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Vernetzt im Labor: Mit einem LIMS lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und Dokumentationsaufgaben erleichtern.
Vernetzt im Labor: Mit einem LIMS lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und Dokumentationsaufgaben erleichtern.
(Bild: ©angellodeco - stock.adobe.com)

Was früher noch Betriebsanweisungen in Aktenordnern waren und später in Excel-Listen organisiert wurde, übernimmt heute oft ein übergeordnetes „Labor-Informations- und Management-System“ (LIMS). Dies erfasst und steuert vom Auftragseingang bis zur Analysenauswertung alle Bereiche eines Labors. Mit einem festen Rahmen für Formulare und wiederkehrende Arbeitsabläufe spart ein LIMS Zeit und entlastet die Mitarbeiter in Anbetracht von immer weiter steigendem Probenaufkommen und zunehmenden Dokumentationspflichten, gerade in akkreditierten Laboren.

Also einfach den nächsten IT-Anbieter anrufen, LIMS installieren und fertig ist das optimierte Labor? So einfach ist es nicht. Denn wie bei allen großen Anschaffungen – und ein LIMS betrifft schließlich die gesamte Laborinfrastruktur und ist dementsprechend teuer – müssen die Anforderungen genau erfasst und verschiedene Angebote gegeneinander abgewogen werden. Das bedeutet zunächst, sich über die Prozesse im Laboralltag klar zu werden. Welche Routinen gibt es? Wer ist mit welchen Arbeitsabläufen betraut? Und was muss wie dokumentiert werden? Solche Angaben helfen in den Beratungsgesprächen mit den LIMS-Anbietern, die passenden Module auszuwählen.

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Baukastensystem oder Stangenware?

Grundsätzlich kommt zwar jedes System mit einem Standardpaket daher, doch langfristig ist es die Modularität, die für den optimalen Nutzen sorgt und spätere Anpassungen ermöglicht. Wichtig ist dabei, den Mittelweg zwischen perfektionistischer Vorausplanung und dem schnellen „Out-of-the-box-System“ zu finden. Zu viel Planung sorgt für ein schier endloses Hinziehen des Projekts, während sich „Stangenware“ mitunter bald als nicht umfangreich genug oder gar als zu umfangreich herausstellt. Letzteres ist dabei besonders ärgerlich, weil dann sozusagen Funktionen gekauft werden, die man gar nicht braucht. Ein Tipp für das beste Nutzen/Aufwand-Verhältnis ist die 80/20-Daumenregel: Beschränkt man sich auf die Standardfunktionen, lassen sich mit 20 Prozent des Aufwandes – also Kosten und Zeit – 80 Prozent der Anforderungen erfüllen. Für den Feinschliff, also die übrigen 20 Prozent der Anforderungen, nutzt man die zweite Projektphase. Dann sind oft auch einige Punkte neu überdacht oder sogar hinfällig, für deren Umsetzung man sonst unnötig Geld ausgegeben hätte.

LIMS braucht Commitment und Zeit, Zeit, Zeit

Oft, wenn nicht sogar fast immer, unterschätzen Anwender anfangs den Aufwand einer LIMS-Einführung. Hier muss man sich von dem Irrglauben lösen, dass ein LIMS 100% der Anforderungen des Labors sozusagen à la carte erfüllen kann. Kein LIMS ist eine Komplettlösung für alle Bedürfnisse und Probleme, aber jedes LIMS bietet Tools, um wichtige Schritte im Arbeitsalltag zu optimieren und die Qualität zu verbessern.

Damit die Einführung eines LIMS rund läuft, ist es entscheidend, schon früh Mitarbeiter als Key-User einzubinden. Sie wissen am besten, was das LIMS später leisten muss. Es kann helfen, ein eigenes Projektteam im Betrieb mit dem Thema zu betrauen, wenn sich Freiwillige finden, die gerne und motiviert daran arbeiten. Schließlich lebt eine LIMS-Einführung vom regen Austausch zwischen Dienstleister und den Ansprechpartnern aus dem Labor – und das alles parallel zum Regelbetrieb. Im Laufe des Projekts werden dann erste Testinstallationen durchgeführt, nachgebessert und Stück für Stück auf die Arbeitsbereiche ausgeweitet. Je nach Mitarbeiteranzahl und Komplexität des LIMS dauert es vom Erstkontakt mit dem Anbieter bis zur „Live-Schaltung“ meist sechs Monate bis hin zu zwei Jahren. Erste Key-Features können aber auch schon nach ein bis zwei Monaten Vorteile im Laboralltag bringen.

Nicht nur die Software muss passen

Grundsätzlich gilt: Je früher man sich auf einen Anbieter festlegt, desto schneller kann die eigentliche Arbeit losgehen und das LIMS individuell angepasst werden. Die Auswahl ist groß und man mag anfangs fürchten, sich zu früh und für den „Falschen“ zu entscheiden. Deshalb ist es wichtig, sich hier die nötige Zeit zu nehmen, sich die Systeme in Ruhe vorstellen zu lassen. Am besten bringt man ein eigenes Fallbeispiel mit und klärt, ob und wie sich selbiges im LIMS abbilden lässt. In den Beratungsgesprächen kristallisiert sich dann schnell heraus, ob ein System passt oder nicht.

Am Ende entscheidet man sich nicht nur für eine Software, sondern auch für einen Anbieter oder gar einen einzelnen Kundenbetreuer. Denn mit diesem geht die Zusammenarbeit auch nach der Einführung weiter, wenn z. B. neue Module benötigt werden. Zunehmend wird ohnehin auf „Software as a Service“ gesetzt (s. ergänzendes zum Thema). Neben solchen ausgelagerten Diensten werden LIM-Systeme in Zukunft auch von Sprachsteuerung und KI profitieren, die Benutzerfreundlichkeit und Effektivität verbessern. Neuerungen wie Augmented Reality können die Prozessführung und Dokumentation weiter erleichtern.

Einen Einblick in die Vielzahl von LIMS-Anbietern und deren Software gibt die tabellarische Marktübersicht, einmal als pdf der LIMS-Marktübersicht und einmal als sortierbare Online-Tabelle der LIMS-Marktübersicht. Sie beruht auf Selbstauskünften der teilnehmenden Firmen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

* Christian Lüttmann, Redaktion LABORPRAXIS, E-Mail: christian.luettmann@vogel.de

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