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Reisebudgets Was Sie bei Dienstreisen unbedingt beachten müssen

Eine aktuelle Studie enthüllt: Während das Controlling bei Flugreisen eine Budgetüberschreitung von durchschnittlich 37 % identifiziert, gehen die Geschäftsreisenden selbst von lediglich 10 % Kostenüberschreitung aus. Auch bei Bahn- und Pkw-Reisen gibt es Differenzen.

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Economy Class adieu: An Bord einer Gulfstream G280 reist es sich bequem.
Economy Class adieu: An Bord einer Gulfstream G280 reist es sich bequem.
(Bild: commons.wikimedia.org)

Die Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen detaillierten Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Dazu wurden in einer Breitenbefragung über 250 Unternehmen dazu befragt, wie sie die Performance ihres Geschäftsreisemanagements einschätzen – von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung.

Überschreitungen kalkulierter Kosten durch geeignete Gegenmaßnahmen begrenzen

Die Studie, die im Auftrag von Concur durchgeführt wurde, zeigt deutlich, dass Geschäftsreisende den Reisekostenmanagementprozess anders einschätzen als das Controlling.

Die Hauptergebnisse auf einen Blick:

  • Das Controlling verzeichnet hinsichtlich der Flugkosten eine Budgetüberschreitung von 37 %, während Geschäftsreisende von nur 10 % ausgehen.
  • In Bezug auf die Bahnkosten gibt das Controlling eine Überschreitung von 14 % an, während die Geschäftsreisenden nur von 7 % Prozent ausgehen.
  • Die Überschreitung der PKW-Kosten beziffert das Controlling mit 16 % und die Geschäftsreisenden mit 10 %.
  • Bei den Überschreitungen der Übernachtungskosten gibt das Controlling 16 % an, während die Geschäftsreisenden von 12 % ausgehen.
  • Die Frage, ob es Unternehmensrichtlinien beim Reiseprozess gäbe, bejahen 80 % des Controllings und sogar 88 % der Geschäftsreisenden.

Die Studie belegt: Für die Planung des zukünftigen Reisekostenbudgets ist es notwendig, Überschreitungen der kalkulierten Kosten zu dokumentieren. Diese Größen relativieren auch die wahrgenommene Performance im gesamten Reisemanagement. Die Überschreitungen kalkulierter Kosten sollten auch in die Planung zukünftiger Reisebudgets einfließen und durch geeignete Gegenmaßnahmen begrenzt werden.

Der Geschäftsreise-Benchmark Deutschland 2014 zeigt aus Sicht des Controllings und der Geschäftsreisenden in Bezug auf die Reisekostenüberschreitung ein klares Bild: Beide Befragungsgruppen sehen deutliche Kostenüberschreitungen, die durch Unternehmensrichtlinien und Compliance-Regelungen eigentlich reduziert oder komplett verhindert werden sollten.

Vorhandene Richtlinien werden schlecht kommuniziert

Der Grund für die Kostenüberschreitungen liegt nach Einschätzung der Analysten darin, dass vorhandene Richtlinien möglicherweise schlecht kommuniziert werden oder einfach zu komplex in ihrer Handhabung sind. Dass die Geschäftsreisenden die Überschreitungen deutlich niedriger beziffern, kann für mangelndes Bewusstsein oder mangelnde Sensibilität für die abgefragten Kostenpunkte stehen.

Interessant dagegen ist laut Techconsult allerdings die Tatsache, dass über 80 % der befragten Unternehmen generell Richtlinien für Geschäftsreisen eingeführt haben und entsprechend auch versuchen, diese ihren Mitarbeitern zu vermitteln. Überraschenderweise geben Geschäftsreisende (88 %) sogar öfter als die Controller (80 %) an, dass im Unternehmen spezielle Reiserichtlinien vorhanden sind.

Die Wahrnehmung von mehr Richtlinien resultiert vor allem aus der Tatsache, dass die Geschäftsreisenden deutlich häufiger einen Genehmigungsprozess vor Antritt der Reise durchlaufen, der vom Controlling offensichtlich weniger berücksichtigt wird.

Am Anfang muss eine Prozesskostenanalyse stehen

Laut Max Schulze, Analyst vom durchführenden Marktforschungsinstitut Techconsult, müssen klare Strukturen hinsichtlich der Transparenz und Umsetzung der Unternehmensrichtlinien in Bezug auf das Reisemanagement geschaffen werden. „Die Aufstellung von Reisekostenrichtlinien ist die Basis, um langfristig effizient und nachhaltig Reisemanagementprozesse umzusetzen. Am Anfang sollte eine Prozesskostenaufstellung stehen, die genau aufdeckt, welche Reiseprozesse elementare Kosten für die Unternehmen verursachen. Unsere Studienergebnisse zeigen hier ganz deutlich, dass Flug- und Übernachtungskosten bisher nicht effizient genug verwaltet werden.“

Die Aufdeckung solcher Kostentreiber sei den meisten Unternehmen jedoch gar nicht bewusst, wodurch keine zielgerichteten Richtlinien herausgegeben werden könnten und die Sensibilität sowohl bei den Geschäftsreisenden als auch im Controlling zu kurz käme. Läge jedoch eine detaillierte Identifizierung solcher Einsparungspotenziale vor, könnten entsprechende Gegenmaßnahmen analysiert, beschlossen und in Form von Richtlinien festgesetzt werden.

Softwaregestützte Lösungen stellen Reisemanagement auf zentrale Füße

Nachfolgend müssten konkrete Maßnahmen, zum Beispiel der Abschluss von Rahmenverträgen mit geeigneten Anbietern, umgesetzt werden. Abschließend sollten die neuen Reiseprozesse mit softwaregestützten Lösungen realisiert werden, um das Reisemanagement auf transparente und vor allem zentrale Füße zu stellen.

Nach Ergebnissen der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 Studie erwarten 90 % aller Befragten, Geschäftsreisende ebenso wie das Controlling, von der Einführung einer umfassenden softwaregestützten Reisemanagementlösung, dass der gesamte Reisemanagementprozess deutlich verbessert werden kann und so dem Ziel näher kommt, nicht nur die Geschäftsreisenden, sondern vielmehr alle Prozessbeteiligten bei ihren Kernaufgaben zu unterstützen.

Die Studie „Geschäftsreise Benchmark“ können Sie auf Webseite von Techconsult herunterladen.

Der Beitrag erschien zuerst auf dem Portal unserer Schwestermarke des MM Maschinenmarkt.

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