Ablauforganisation von Proben- und Auftragsdatenerfassung

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Für die selektive Nachbearbeitung der per OCR (Optische Zeichenerkennung) und OMR (Optische Markierungserkennung) automatisiert ausgelesenen Daten und deren Übermittlung in die Auftragsdatenbank wurden verschiedene Erfassungs-Modi eingerichtet. Die Erfassung erfolgt an Arbeitsplätzen, die mit hochspezialisierten Eingabemasken der Firma AB+M ausgestattet sind. Um die Validität der Auftragsdaten sicherzustellen, werden diese automatisch mit den LIS-Stammdaten abgeglichen.

Bei der in einem ersten Schritt durchgeführten „Kurzerfassung“ werden ausschließlich die rein für die Analytik relevanten Daten erfasst und an das LIS übermittelt, z.B. Probenmaterial und Art der Untersuchung. Den Analysesystemen reichen diese Basisinformationen, um zu wissen, was mit dem Probenmaterial in den zugehörigen Probenröhrchen zu tun ist. Durch den Einsatz von Markierungsbelegen wird in diesem ersten Schritt ein hoher Grad an Vollautomatisierung erreicht. Die Probenröhrchen sind barcodiert und lassen sich so eindeutig einem Auftrag zuordnen. Bei der üblicherweise im Anschluss folgenden „Nacherfassung“ werden weitere Daten wie Patienteninformationen und abrechnungsrelevante Angaben geprüft. Kurz- und Nacherfassung können bei Bedarf auch in einem Arbeitsgang als so genannte „Vollerfassung“ kombiniert durchgeführt werden. Bei der Auftragskontrolle werden nach der Nacherfassung an drei bis vier Kontrollarbeitsplätzen alle Aufträge einer Endprüfung unterzogen. Eine von AB+M entwickelte Echtzeit-Prozesssteuerung sorgt für den dynamischen Informationsaustausch zwischen Proben- und Auftragsdatenbank.

Mitarbeiterfreundlich und mehr

Nach der Inbetriebnahme der neuen Proben- und Auftragsdatenerfassung ziehen Betreiber und Mitarbeiter der Laborarztpraxis Dres. Walther, Weindel und Kollegen gleichermaßen ein positives Fazit des Projektes. Nach Angaben von Birgit Lüttger, verantwortlich für den gesamten Probeneingang, erforderte die weitreichende Umstrukturierung hin zur schnellen Trennung von Probenröhrchen und Auftragsschein bei den Mitarbeiterinnen zu Beginn eine Menge Überzeugungsarbeit, die erzielten Resultate haben bestehende Vorbehalte jedoch schnell widerlegt.

Waren mit der Erfassung der Facharztanforderungen in der Vergangenheit zehn Mitarbeiter befasst, sind es heute nur noch drei bis vier Mitarbeiter. Versierte Erfasserinnen verifizieren in der Probeneingangszeit (täglich fünf Stunden) 1500-1600 Aufträge (Kurzerfassung).

Auch unter betriebswirtschaftlichen Aspekten hat sich die Umstellung nach den Worten von Dr. med. Thomas Walther, Facharzt für Laboratoriumsmedizin, rentiert: „Durch die kritische Analyse der gewohnten Abläufe und die konstruktive Beratung durch AB+M ist es gelungen, zirka 1,5 Stunden Produktionszeit am Tag einzusparen. Die Arbeit läuft ruhiger und unsere Kunden freuen sich täglich über die frühere Befundung.“

* J. Neitzel: Content4Marketing, 70597 Stuttgart

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