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Personal Die rechte Hand des Chefs als Schaltstelle im Führungsgetriebe

| Autor / Redakteur: Tanja Pomplun / Claudia Otto

Waren Assistentinnen früher eher Auftragserfüller oder Abschirmkommando, stellen sie heute eine zentrale Informationsdrehscheibe im Unternehmen dar. Mit strategischen Qualifizierungsmaßnahmen sorgt ein Pharma- und Chemieunternehmen dafür, dass die Potenziale der Assistenz gehoben werden.

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Die Aussicht auf weitere Entlastung bei anspruchsvollen Arbeiten sollte viele Vorgesetzte motivieren, die Weiterbildung ihrer Assistenzen zu unterstützen. (Bild: Merck)
Die Aussicht auf weitere Entlastung bei anspruchsvollen Arbeiten sollte viele Vorgesetzte motivieren, die Weiterbildung ihrer Assistenzen zu unterstützen. (Bild: Merck)

Termin- und Reiseplanung, Koordination von Meetings, Erstellen von Reports oder wichtiger Kennzahlen – das Aufgabenspektrum von Office-Assistentinnen ist vielfältig. Mittlerweile werden ganze Arbeitspakete aus den Vorzimmern heraus betreut. Egal ob Daten- oder Informationsschutz, Trainingsmaßnahmen für Mitarbeiter oder Arbeitssicherheit: Zahlreiche Verwaltungsthemen werden zentral koordiniert, ohne dass der Verantwortliche ständig involviert sein muss.

Im Vorzimmer schlummern oft noch wertvolle Potenziale

Hier schlummern im Office vielerorts noch wertvolle Sachbearbeiterpotenziale, die ungenutzt bleiben. Mit einem Bündel an Maßnahmen unterstützt das Pharma- und Chemieunternehmen Merck deshalb die Weiterbildung seiner rund 400 Mitarbeiterinnen im Office-Bereich am Hauptsitz in Darmstadt und fördert gezielt deren Employability.

Ein thematisch umfangreicher, offener Bildungskatalog, der den Wandel der Branche und des gesamten Wirtschaftsgeschehens deutlich abbildet, umfasst Themen vom Gedächtnistraining über Betriebswirtschaft oder Rhetorik bis hin zu Bürokommunikation oder spezifische IT-Workshops. Tuchfühlung mit der fachlichen Seite ihres Arbeitgebers können die Assistentinnen im Seminar „Vom Molekül zur Markteinführung – Pharmafachwissen für Assistenz“ aufnehmen.

Die grunsätzliche Rolle als Assistentin reflektieren

Mittlerweile haben 75 Assistentinnen ein zweijähriges Qualifizierungsprogramm „Professionelle Merck Assistenz“ (PMA) mit einem internen Zertifikat abgeschlossen. Weitere 25 Teilnehmerinnen befinden sich in der Weiterbildungsmaßnahme, die in zwei Pflicht- und drei Wahlmodule aufgeteilt ist.

Diese Wahlmodule können aus rund 15 unterschiedlichen Seminaren ausgesucht werden. Sie vermitteln dadurch Wissen, das direkt zu dem jeweiligen Arbeitsplatz, den persönlichen Entwicklungsfeldern und jeweiligen Interessensgebieten von Vorgesetzten und Mitarbeitern passt.

Neben der Weiterentwicklung der Teilnehmerinnen haben die Weiterbildungsverantwortlichen die Verbreitung eines einheitlichen Unternehmensstandards im Auge. Der Austausch zu Inhalt und Form der eigenen Arbeit im Kolleginnenkreis erweitert das Bezugssystem der Teilnehmerinnen – weg vom eigenen Chef als Einzelperson hin zur Reflexion ihrer grundsätzlichen Rolle als Assistentin.

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