Kosten gegen Nutzen: LIMS finanziell bewertet

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Im vorliegenden Fall sollte der Profit der LIMS-Einführung berechnet werden. Ein Business Case, der diesen Anforderungen genügt, wurde in drei Arbeitsschritten in enger Zusammenarbeit mit dem Biotechnologie-Unternehmen erstellt. Die drei Arbeitsschritte umfassen die Erstellung einer Einflussmatrix, eines Finanzmodells und die Durchführung einer Risiko- und Sensitivitätsanalyse.

Mit der Einflussmatrix das LIMS-Projekt definieren und abbilden

Je komplexer Projekte sind, umso schwieriger, aber auch umso unerlässlicher ist ihre genaue Definition. Ein Business Case bewertet immer zukünftige Projekte. Je genauer ein Projekt definiert werden kann, umso erfolgreicher wird es sein, da es spezifischer geplant und umgesetzt werden kann. Die Einflussmatrix ist ein Werkzeug, das es erlaubt, auch komplexe Projekte zu definieren.

Eine sinnvolle Projektdefinition von LIMS in betriebswirtschaftlicher Perspektive berücksichtigt sowohl kaufmännische als auch labortechnische Kriterien. Die Einflussmatrix erlaubt durch die Berücksichtigung vier sehr grundlegender Kategorien eine erste und wichtige Komplexitätsreduktion (s. Abb. 1). Es wird zwischen Zielwerten, Szenarien, Entscheidungen und Unsicherheiten entschieden. Der Zielwert ist in diesem Fall der Profit.

Die Szenarien sind die LIMS-Einführung und das Altsystem. Der Wert der Lösung kann nur im Vergleich zur jetzigen Situation sinnvoll verstanden werden, sodass das Altsystem ebenfalls vollständig analysiert wird.

Bei Entscheidungen und Unsicherheiten wird zwischen Elementen unterschieden, die kontollierbar bzw. nicht kontrollierbar sind. Entscheidungen sind all das, was kontrollierbar ist. Das betrifft bei LIMS die Software, Hardware, Wartung und Dienstleistungen. Die Unsicherheiten machen den größten Teil der Einflussmatrix aus, nämlich all das, was nicht kontrollierbar ist. Auf der Umsatzseite stehen hier vor allem die Anzahl der Releases, die durch die LIMS-Einführung beeinflusst werden können. Die kostenrelevanten Unsicherheiten betreffen die prozentualen Anteile der verschiedenen Labortätigkeiten. So ist hier zwischen Dokumentationsaufwand, Kontrollaufwand, analytischer Arbeit und indirekten Kosten zu unterscheiden. Auch Archivierungskosten, Datenverfügbarkeit, Lager-, Geräte- und Verbrauchsmaterialkosten sind als Kostenfaktoren zu bedenken. Ebenfalls unsicher sind die Kosten pro Analyseparameter. Die Unsicherheiten werden in der Einflussmatrix bereits so sortiert, dass ihre jeweiligen Beziehungen im Finanzmodell korrekt wiedergegeben werden.

Das Finanzmodell quantifiziert das LIMS-Projekt

Das Finanzmodell setzt die in der Einflussmatrix durch Pfeile gekennzeichneten Beziehungen in einfache Gleichungen um. Indem alle Elemente der Einflussmatrix im Finanzmodell wiedergeben werden, sei es durch die vorgegebene Struktur oder die relevanten Daten, gewährleistet dieses Finanzmodell eine projektspezifische Bewertung. Es werden beide (oder mehr) Szenarien im Finanzmodell abgedeckt, die beide der gleichen Struktur folgen. Die Personalkosten werden im Finanzmodell als Vollzeiteinheiten (VZE) wiedergegeben, was den Personalkosten für einen Labormitarabeiter pro Jahr entspricht. Die Daten sind entweder verfügbare Benchmarkdaten oder werden in Experteninterviews erhoben. Im Vergleich zu anderen Branchen, ist es in einem Biotechnologie-Unternehmen aufgrund der datenaffinen Arbeit recht einfach, Daten für das Finanzmodell zu erheben. Aber auch hier bleibt man auf Expertenschätzungen angewiesen.

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