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Dashboards für die Laborkommunikation Schwarzes Brett digital – Informationen im Labor teilen

| Autor / Redakteur: Christoph Lapczyna* / Christian Lüttmann

Vorbei sind die Zeiten von Aushängen und Betriebsnewslettern. Die moderne Kommunikationslösung sind große Flachbildschirme, auf denen diverse Informationen übersichtlich visualisiert werden. Ein Use-Case zeigt, welche Vorteile sich für Laborprozesse ergeben und wie die Umrüstung ablaufen kann.

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Abb.1: Mit dem Peakboard-System haben Labormitarbeiter relevante Informationen in Echtzeit im Blick.
Abb.1: Mit dem Peakboard-System haben Labormitarbeiter relevante Informationen in Echtzeit im Blick.
(Bild: Peakboard)

Eine Art der internen Unternehmenskommunikation ist der so genannte Flurfunk – der Klatsch und Tratsch, den Mitarbeiter selbst per Mund-zu-Mund-Propaganda verbreiten. Wenn die Belegschaft jedoch seriös über aktuelle Laboraufträge oder generelle Neuerungen im Betrieb informiert werden soll, sind oft elektronische Newsletter oder Firmenmagazine das Mittel der Wahl. Für Sandra Schubert von der GBA Laborgruppe erschien dies nicht mehr zeitgemäß. Als Beauftragte für die Prozessoptimierung des 600 Mitarbeiter starken Unternehmens suchte sie nach einem Weg, die projektbezogene interne Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen zu optimieren. Leicht zu verbreiten sowie schnell, direkt und einfach konsumierbar, so sollten die prozessrelevanten Informationen künftig sein. Eine große Aufgabe, ist die GBA Laborgruppe doch an 14 Standorten in Deutschland und Österreich vertreten. Zunächst konzentrierte sich Schubert daher auf das Labor in Pinneberg, das als Pilotanlage fungieren sollte.

Für diesen Standort suchte sie eine Möglichkeit, Informationen zu Proben und Geräten schneller vom Laborleiter an die Mitarbeiter weiterzugeben. „Es kommt zum Beispiel des Öfteren vor, dass wir dringliche Proben bekommen, die eine schnellere oder auch sofortige Bearbeitung erfordern.“ Bislang mussten in einem solchen Fall die zuständigen Mitarbeiter über unterschiedliche Kanäle informiert werden: Manche persönlich, einige telefonisch, wieder andere per E-Mail. Ein einheitlicher, schnellerer Weg war hier gefordert.

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Und auch in anderen Situationen herrschte Optimierungsbedarf, etwa beim Ausfall von Laborgeräten. Um Prozessverzögerungen zu vermeiden, müssen dann verschiedene Angestellte möglichst rasch informiert werden. „Wir wollten eine IT-basierte Lösung finden, mit der unterschiedliche Informationen schneller, direkt und zuverlässiger visuell kommuniziert werden können“, fasst Schubert zusammen.

Information – von der Alubox auf den Screen

Da kam die All-in-One-Lösung Peakboard gelegen, die sämtliche Daten und Prozesse auf beliebigen, mit dem System verbundenen, Monitoren visualisiert. Dazu können Daten aus verschiedensten Quellen eingespeist werden, z.B. aus Labor-Informations- und Management-Systemen (LIMS). Da jedes Peakboard die Daten selbstständig in Echtzeit visualisiert, ist kein zentraler Server erforderlich. Die komplette Technologie befindet sich in einer Aluminiumbox in Smartphone-Größe, die Hardware und Software mit integriertem WLAN-Modul vereint.

Die Dashboards im Einsatz auf Probe

Nach der ersten Kontaktaufnahme mit den Anbietern informierten sich Schubert und weitere Verantwortliche der GBA-Laborgruppe mithilfe eines Webinars tiefergehend über das System. Schließlich bestellten sie eine kostenlose Teststellung, um das Visualisierungstool im eigenen Betrieb zu prüfen. „Wir konnten ohne großen Aufwand einige Peakboards über den Peakboard-Designer erstellen und sind dann mit der Peakboard-Box und einem Standard-Monitor nach Pinneberg gereist, um die Lösung zu präsentieren. Die dortigen Mitarbeiter waren direkt begeistert, insbesondere weil die Erstellung der Peakboards so einfach ist“, berichtet Schubert.

Am Standort Pinneberg sind nun vier Peakboard-Boxen mit Monitoren auf den drei Etagen des Firmengebäudes im Einsatz. Genutzt werden sie von rund 70 Mitarbeitern. Ein Board ist in der Probenvorbereitung angebracht, ein weiteres am Terminal der elektronischen Zeiterfassung. „Hier muss jeder Mitarbeiter täglich mehrmals vorbei, insoweit ist der Platz ideal, um quasi ‚im Vorbeigehen‘ Informationen abholen zu können“, erklärt Schubert. Die übrigen zwei Boards sind an Messgeräten auf verschiedenen Etagen angebracht.

Abb.2: Die Peakboard-Box hat an der Vorderseite drei USB- und einen HDMI-Anschluss. An der Rückseite (nicht im Bild) befiden sich LAN- und Ladebuchse.
Abb.2: Die Peakboard-Box hat an der Vorderseite drei USB- und einen HDMI-Anschluss. An der Rückseite (nicht im Bild) befiden sich LAN- und Ladebuchse.
(Bild: Peakboard)

Die Monitore zeigen den Mitarbeitern jeweils standortspezifische Informationen, die relevant für die Steuerung der Arbeitsprozesse sind: So sieht man, welche Laborgeräte aktuell defekt sind und wird über anstehende Reparaturzeitfenster informiert. Auch „Eilmeldungen“ werden ausgespielt, z.B. wenn es eine Änderung bei einem Auftrag gibt. Zudem lassen sich leicht allgemeine Informationen verbreiten, wie Besuchstermine von Externen.

Für den nötigen Input der Peakboards sorgen drei Kollegen aus der Labororganisation und -leitung. Sie befüllen die Boards mit erforderlichen Angaben wie Auftragsnummern, -parametern und -abgabedaten. Dies erfolgt von ihren Rechnern aus manuell über eine definierte Eingabemaske.

Ausblick: Automatisiert bespielte Bildschirme

Binnen zwölf Monaten soll die Peakboard-Lösung auf weitere Standorte der Laborgruppe ausgeweitet werden. Neben standortspezifischen Laborinformationen sollen dann auch unternehmensübergreifende Themen über die Bildschirme in Pausenräumen und Kantinen laufen – etwa Neuigkeiten zur Unternehmensentwicklung, zu Projekten in den einzelnen Abteilungen oder zu Betriebsratsinformationen. Auch neue Kollegen sollen dann der Belegschaft über die Peakboards mit Wort und Bild vorgestellt werden. Geplant ist zudem ein Welcome Board, über das Gäste an den Standorten begrüßt werden.

Insgesamt möchte die GBA Laborgruppe rund 25 weitere Boards installieren. Diese sollen zudem künftig automatisiert mit Daten befüllt werden. Erste Gespräche mit der hausinternen Entwicklungsabteilung laufen bereits.

* C. Lapczyna, Plücom e.K, 22765 Hamburg

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