Intelligentes Lagermanagement für Ressourcen mit Gefahrenpotenzial Laborarbeit ist keine Schnitzeljagd – Ordnung per App

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DÜPERTHAL Sicherheitstechnik GmbH & Co. KG

Zum Lösemittelschrank gehen, die Kollegin fragen, warum das Toluol nicht da ist, nach dem Mitarbeiter suchen, der es zuletzt gesehen hat und die Flasche schließlich im eigenen Abzug wiederfinden. Viel Zeit im Labor geht verloren, weil Dinge nicht da sind, wo man sie erwartet. Doch es gibt eine App, die Ordnung in dieses Chaos bringt und damit für mehr Sicherheit und Effizienz im Labor sorgt.

Das Labor, unendliche Möglichkeiten – besonders wenn es darum geht, Chemikaliengebinde zu verstauen. Ist das Toluol noch im Lösemittelschrank, oder hat es jemand in einem der Abzüge in Verwendung? Wie viele Flaschen sind überhaupt im Lager vorrätig, bis die nächste Bestellung aufgegeben werden muss? Und was ist eigentlich mit dem mobilen pH-Meter? Das war gestern doch noch hier in der Schublade. Die Fragen sind einfach, die Antworten in vielen Fällen jedoch nur mit Mühe und einer mehr oder weniger langen Suche nach der gewünschten Chemikalie, dem Laborgerät oder den Verbrauchsmaterialien verbunden. In Science-Fiction-Serien fragt man in solchen Fällen den Bordcomputer. In der Realität müssen die Laborkollegen herhalten und bei der „Wo hast du das Toluol zuletzt gesehen?“-Recherche helfen. Derartige Suchaufgaben gehören zu den typischen Zeitfressern im Arbeitsalltag und halten letztendlich von wertschöpfenden Aufgaben ab.

Wie groß der Einfluss solcher Nebenarbeiten ist, verdeutlicht eine nicht-repräsentative Umfrage unter Labormitarbeitern und -leitern, die das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA im Jahr 2021 erhoben hat. Demnach fallen 25 Prozent der täglichen Arbeitszeit auf nicht-wertschöpfende Tätigkeiten. Auf Managementebene ergab sich in der Umfrage sogar ein Wert von 33 Prozent. Als Hauptaspekt dieser nicht-wertschöpfenden Aufgaben kam dabei die Lagerbestandserfassung auf, vor Punkten wie dem Kümmern um Experimentierprozesse, Geräte und Software oder Dokumentation.

Kurz: Die Umfrage untermauert, was die meisten aus ihrem eigenen Arbeitsalltag vermutlich schon geahnt haben: Die Suche nach Chemikaliengebinden und Arbeitsmitteln im Labor ist ein großer Zeitfresser.

Digitales Laborlogbuch für alles

Diese Erkenntnis ist auch den Entwicklern des Unternehmens DÜPERTHAL bekannt. Der Spezialist für Sicherheitsschränke hat deshalb sein Portfolio um einen weiteren Schwerpunkt erweitert: Intelligentes Lagermanagement für Ressourcen mit Gefahrenpotenzial. Vereinfacht ausgedrückt haben die Experten eine Art digitales Logbuch für Dinge im Labor entwickelt, genannt DÜPERTHAL connect. Dabei handelt es sich um eine browserbasierte Webanwendung , die den Anwendern genau zeigt, was sie wo finden, und ggf. auch, wie viel davon noch da ist. Das gesuchte Toluol lässt sich dann mit wenigen Klicks in der übersichtlich gestalteten Webanwendung aufspüren. Nutzer brauchen lediglich den Suchbegriff in die entsprechende Maske eingeben, so wie man es von Suchmaschinen kennt, und in der Ergebnisliste werden die passenden, hinterlegten Artikel angezeigt. Dort findet sich jede für das Labor abgespeicherte Toluol-Flasche inklusive ihres derzeitigen Lagerorts sowie ggf. Füllstands. Die Schnitzeljagd nach dem Chemikaliengebinde hat damit ein schnelles Ende: Labormitarbeiterin Edda Noll hat das Gefäß gerade an ihrem Abzug in Verwendung, wie aus der App hervorgeht. Wie das im Alltag noch aussehen kann, lesen Sie in diesem Use-Case.

Check-In im Labor

Woher weiß DÜPERTHAL connect vom Standort der Toluol-Flasche? Hier kommen die Anwender ins Spiel. Denn der digitale Bestandsmanager der App ist nur so gut wie die Nutzer, die ihn mit Informationen füttern. Beim erstmaligen Einrichten der Web-Anwendung muss also zunächst ein Katalog erstellt werden, in dem alle für das Labor relevanten Chemikalien, Geräte und Verbrauchmaterialien hinterlegt sind. Dort werden etwa die Artikelbezeichnung, Verpackungsgrößen sowie weitere relevante Informationen hinterlegt – bei Gefahrstoffen z.B. das Sicherheitsdatenblatt, welches direkt aus der Stoffdatenbank Gestis übertragen werden kann. Alle wichtigen Informationen werden in der App im so genannten Dokumenten-Manager gesammelt und auf einen Blick dargestellt.

Wenn der Artikel-Katalog erstellt ist, der als Übersicht dient, was theoretisch alles im Labor vorhanden sein kann, geht es an die individuelle Pflege von Lagerbeständen. Hier wird im Bestandsmanager hinterlegt, was tatsächlich gerade im Labor vorhanden ist. Dazu wird jedes Chemikaliengebinde mit einem eigenen QR-Code versehen und darüber mit den Daten aus dem Artikelkatalog verknüpft. Fünf Flaschen Toluol á vier Liter erhalten also fünf individuelle QR-Labels und tauchen als einzelne Artikel im Bestandsmanager unter „Im Lager“ auf – OK, nur vier Toluol-Flaschen sind als „im Lager“ gelistet. Die fünfte befindet sich schließlich noch immer bei Frau Noll in Verwendung. Sie hatte sich die Flasche heute Morgen aus dem Lösemittelschrank im Labor genommen, den QR-Code darauf mit ihrem Smartphone über die DÜPERTHAL-connect-App gescannt und dann die Flasche mit einem Klick „ausgecheckt“. Der Lösemittelschrank sowie alle anderen „erlaubten“ Abstellorte im Labor sind im Lagerortmanager der App angelegt. Jeder Schrank hat dort sozusagen einen digitalen Zwilling, in dem sein Inhalt aufgelistet ist und von überall aus über die DÜPERTHAL connect-Applikation eingesehen werden kann.

Umdenken ist nötig, aber lohnenswert

Die Toluolflasche ist durch das Auschecken per Scan also auch aus dem virtuellen Schrank-Zwilling entnommen und wird im System nun als „in Verwendung“ angezeigt. An ihrem Arbeitsplatz hat Noll den dort angebrachten Orts-QR-Code eingescannt und die Flasche „eingecheckt“. So sehen ihre Kollegen, dass die Toluolflasche momentan im „Abzug 1“ steht und zuletzt von Frau Noll verwendet wurde, da sie mit ihrem eigenen Konto in der App angemeldet ist. Damit entfällt die mühsame Suche nach der Chemikalie und die Mitarbeiter sparen Zeit, weil immer sofort ersichtlich ist, wo die einzelnen Gebinde gerade abgestellt sind.

Kritische Leser wenden an dieser Stelle vielleicht ein, dass die Vorstellung eines solchen digitalen Lagermanagements zwar schön ist, aber für die Mitarbeiter im Labor eine große Umgewöhnung bedeutet sowie viel Disziplin erfordert, tatsächlich immer den aktuellen Ort der Gebinde per Scan zu aktualisieren. Doch ein Umdenken wird stattfinden, ist sich Christian Völk, Marketingleiter von DÜPERTHAL sicher: „Mit DÜPERTHAL connect lässt sich der Bestand im System stets aktuell halten, indem die Anwender regelmäßig die Lagerorte scannen. Der Gegenpol dazu ist die jährliche Inventur über Excel-Tabellen, die aber oft etwas Detektivarbeit erfordert. Und auch, wenn Rätsel ihren Charme haben, empfehlen wir die erste Option.“ Die App sei schließlich nicht nur eine Erleichterung und Zeitersparnis für die Bestandspflege von Chemikalien. Auch Verbrauchsartikel wie Schutzhandschuhe oder Wägeschiffchen lassen sich damit verwalten. Geht der Vorrat im Lager zuneige, gibt die App rechtzeitig eine entsprechende Meldung. Von generellen Lieferschwierigkeiten abgesehen, treten so keine akuten Materialnotstände im Labor mehr auf, bloß weil niemand das Lager im Blick hat. Auch Handheld-Geräte wie pH-Meter oder Refraktometer können über die App eingelesen werden. „Sie eignet sich für alles, wo ich einen QR-Code draufkleben kann“, fasst Völk zusammen.

Warnhinweise und Füllstandskontrolle

Die Vorteile des Systems enden aber nicht bei der Beantwortung der Frage „Wo steht was und wie viel?“ Über den Lagerortmanager in der App werden auch Wartungsintervalle von Sicherheitsschränken oder anderen Laborgeräten nachgehalten, sodass gefährliche und teure Fehlfunktionen besser vermieden werden. Der Bestandsmanager gibt eine automatische Empfehlung zur Zusammenlagerung und weist auf Verbote gemäß TRGS 510 hin, wenn Gebinde gemeinsam eingecheckt werden, die laut Zusammenlagerungstabelle nicht zusammen gelagert werden dürfen. So trägt die App zu einer höheren Laborsicherheit bei. Und mithilfe von angebundenen Systemen kann sogar der tatsächliche Füllstand der Gebinde nach jeder Chemikalienentnahme automatisiert protokolliert werden. Möglich wird dies durch die zur Verfügung gestellten Schnittstellen, die in einem eigenen Bereich der App verwaltet werden können, dem Schnittstellen-Manager. Über eine API-gesicherte Datenübertragung kann DÜPERTHAL connect an bekannte ELN, LIMS und ERP-Systeme angebunden werden, die wiederum mit den Laborwaagen gekoppelt sind. Durch Differenzwägung vor und nach Chemikalienentnahme lässt sich dann die entnommene Menge berechnen und direkt in den Bestandsmanager von DÜPERTHAL connect eintragen. So ist nun ersichtlich, dass Noll in der Zwischenzeit ihre Toulolflasche mit nur noch rund 200 ml Inhalt in den Lösemittelschrank zurückgebracht hat.

Ausblick: Neues Feature zur Labvolution

Den Aspekt der Vernetzung wollen die Entwickler bis zur Labvolution in Hannover übrigens noch um ein neues Feature erweitern. Dann soll neben Lager- und Bestandsmanager sowie Dokumenten- und Schnittstellenmanager noch ein Monitoring-Manager als fünfter Bereich in DÜPERTHAL connect eingeführt werden. Damit wird es möglich sein, diverse Sensoren mit der App zu verknüpfen, die etwa direkt die Temperatur monitoren, Lüftung bei Sicherheitsschränken überwachen oder die Feuchtigkeit von Zellkulturen aufzeichnen. Auch eine regelmäßig aktualisierte Füllstandskontrolle von Lösemittelvorräten und Abfallbehältern soll so möglich sein. Das neue Feature wird allen Nutzern von DÜPERTHAL connect zugänglich sein und damit den intelligenten Lagermanager für Ressourcen mit Gefahrenpotenzial abrunden. Die lästige Suche nach dem Toluol sollte dann endgültig der Vergangenheit angehören.

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