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„Planlose“ gezielt einsetzen

Simultane Labor- und Produktionsplanung als Add-On zu SAP ERP

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Interessanter wird es, wenn man der Planungsmappe mehr Zeilen hinzufügt. Dabei kann man für jede Prüfart und für jedes Labor für jedes Merkmal eine Zeile generieren. Man kann also ohne weitere Stammdatenpflege, nur durch Aufspielen eines Add-Ons, einen Überblick über Zahl und Art der Prüflose erhalten und durch „scharfes Hinschauen“ erkennen, wie der Kapazitätsbedarf ist.

Will man Auslastungen ermitteln, muss man

  • die Kapazitätsbedarfe im Prüfplan bezogen auf Ressourcen und Mitarbeitergruppen sowie
  • die Kapazitätsangebote für Ressourcen, Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen

pflegen. Der Traum jedes IT-Mitarbeiters ist es natürlich, die Kapazitätsangebote aus SAP ERP/HR zu füllen. Meist reicht aber ein einfaches Abwesenheits-Excel, das man jeden Tag aktualisiert und einspielt.

In Abbildung 2 sieht man im mittleren Layoutfenster eine Planungsmappe, in der

  • die Personalauslastung bezogen auf Mitarbeitergruppen angegeben ist,
  • die Auslastung eines Mitarbeiters (Olaf Gumpert) aufgezeigt wird (scrollt man die Planungsmappe, so werden weitere Mitarbeiter sichtbar).

Die Personalauslastung für die Mitarbeitergruppen erhält man automatisch durch Gegenüberstellung von Bedarfen aus den Prüflosen und Kapazitätsangeboten für die Mitarbeitergruppen. Entsteht eine Überlastung muss man Prüflose umterminieren, in andere Labore verlagern oder die Kapazitätsangebote erhöhen.

Bildergalerie

Die Kapazitätsauslastung für die einzelnen Mitarbeiter wird erst nach händischem Zuweisen der einzelnen Mitarbeiter zu den Prüflosen sichtbar.

Sieht man in der Planungsmappe rote Zellen (mehr als 100% Auslastung), muss man die Prüflose so umterminieren, dass die bis dahin rot markierten Zellen <100% anzeigen.

Dafür gibt es zwei Wege:

  • Man editiert die Spalte „Beginn“ im Layoutfenster „Prüflose“. Das Ende des Prüfloses wird dann auf Basis der Dauer automatisch ermittelt. Dabei ist zu vermeiden, dass die Alarme „Prüflos zu früh/spät“ anschlagen. In solch einem Fall hilft nur Verlagerung in ein anderes Labor oder Kapazitätsangebotserhöhung.
  • Alternativ wäre es möglich, eine Glättung mittels Drag&Drop in dem im unteren Bereich in Abbildung 2 angezeigten Stapeldiagramm zu erreichen. Dabei geht man davon aus, dass in dem Stapeldiagramm die Prüflose mit dem kürzesten Enddatum unterhalb der roten Kapazitätslinie liegen und die oberen Prüflose zeitlich in die Zukunft verschoben werden.

Zuweisung Personal – Prüflose

Für die Zuweisung von Personal zu Prüflosen ergänzt man die Tabelle der Prüflose (s. oberes Layoutfenster in Abb. 2) händisch um den Namen des Bearbeiters. Danach aktualisiert sich automatisch die Planungsmappe.

Bei dieser Gelegenheit kann der Laborplaner implizit auch eine Prüfloszusammenfassung durchführen, indem er mehrere Prüflose demselben Planer zuordnet. Anhand der Prüfloszusammenfassung tauchen zwei wichtige Fragen bei der Einführung einer Planungslösung auf:

  • Wie weit automatisiert man?
  • Wie weit wird die Intelligenz und Lösungskompetenz der Laborplaner einbezogen?

Natürlich kann man über Kampagnenplanungsalgorithmen die Prüfloszusammenfassung abbilden. Das erfordert aber höheren Aufwand bei Stammdatenpflege und Einführung. Erfolgt die Prüfloszusammenfassung auf Basis des Wissens des Laborplaners, benötigt man keine Kampagnenplanungsalgorithmen. Im Resultat kann dadurch aber auch formal ein Alarm bezogen auf die Kapazitätsauslastung ausgelöst werden, da das Wissen um den Kapazitätsbedarf einer zusammengefassten Prüflosmenge nicht im System abgebildet ist. Wenn man dem Gedanken der Gruppenarbeit huldigt, kann man auch die Mitarbeiter bitten, sich selbst in die Listen einzutragen und ihre eigene Arbeit zu planen. Für den Laborleiter ist es einfach zu sehen, ob die Planung komplett ist. Er muss lediglich nach unausgefüllten Zellen in der Spalte „Bearbeiter“ schauen, wo die Zuweisung der Mitarbeiter festgelegt wird. Die Autoren kennen Labore, in denen am Morgen die Arbeitseinteilung durch Griff in den Probenschrank erfolgt. Man könnte hier also von einem „elektronischen Probenschrank“ sprechen.

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