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LIMS-Forum

Software-Wissen fürs Labor – rund um LIMS

| Redakteur: Christian Lüttmann

Labor-Informations- und Managementsysteme (LIMS) werden immer interessanter, egal ob für Großunternehmen oder kleine bis mittelständische Labore. Doch was gilt es zu beachten? Und welche Rolle spielen die Laborangestellten bei der Einführung eines LIMS? Solche Fragen diskutierten Anwender und Experten auf dem LIMS-Forum von Klinkner und Partner am 22. und 23. Oktober in Jülich.

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Impressionen des LIMS-Forums 2019 von Klinkner und Partner
Impressionen des LIMS-Forums 2019 von Klinkner und Partner
(Bild: LABORPRAXIS, C. Lüttmann)

Jülich – Auf dem LIMS-Forum von Klinkner und Partner hatten Anwender aus Labor und Forschung wieder die Chance, die Vorzüge und Möglichkeiten von Labor-Informations- und Managementsystemen zu entdecken. Hier war für jeden etwas dabei: In diesem Jahr boten 26 Aussteller ihre Lösungen für die Entschlackungskur im Labor an – mehr als jemals zuvor in der Geschichte des LIMS-Forums.

Die Bedeutung von LIM-Systemen nimmt zu, schließlich ist es dank technologischem Fortschritt nicht nur leichter, mehr und mehr Proben zu analysieren. Auch die generierten Datenmengen pro Probe wachsen. Es genügt oft längst nicht mehr, bloß den Messwert und den Probennamen zu erfassen – im Audit-Trail werden zahlreiche weitere Metadaten hinterlegt. Wer hat die Messung durchgeführt? An welchem Gerät? Und zu welcher Zeit? Jede Probe erhält eine eigene „Geschichte“, sodass später nachverfolgt werden kann, wann sie wo war und was mit ihr passiert ist. Solche Daten kann man zwar auch in Excel-Tabellen ablegen oder in ausgedruckten Probenberichten archivieren. Doch zeitgemäß ist dies nicht mehr.

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LIM-Syteme versprechen den Durchblick im Datenwust. Jeder angemeldete Nutzer kann auf die geforderten Daten zugreifen, ohne lange Verzeichnisse durchsuchen zu müssen. Die Datenqualität steigt, weil automatisch sinnvolle Verknüpfungen erstellt werden. So lassen sich Probenreihen schnell identifizieren, ob nach Datum, verwendetem Gerät oder dem aktiven Nutzer. Dank der umfassenden Probenhistorie sind Fehler in der Bearbeitung leichter zu finden, auch Dokumentations- und Nachweispflichten erledigen sich mit dem richtigen LIMS quasi von selbst. All das bringt letztlich Zeit und Kostenersparnis ein – zumindest auf lange Sicht.

Vorarbeit kostet Zeit und Geld, aber zahlt sich aus

Denn eines muss klar sein: Ein LIMS kauft man nicht einfach ein, wie eine neue Laborwaage. Nicht nur gibt es zahlreiche Anbieter mit verschiedenen Schwerpunkten, auch wenn man den persönlichen Favoriten unter den Anbietern gefunden hat, muss eine Menge Arbeit geleistet werden, ehe das System überhaupt anlaufen kann.

Von der Planung über die Lizenzbeschaffung, die Implementierung und Validierung bis zur Schulung der Mitarbeiter verursacht ein LIMS zunächst Kosten, bevor es sich dann im späteren laufenden Betrieb rentieren kann. Hier gilt: Je besser man plant, also je genauer man die Anforderungen an das LIMS zusammen mit dem Hersteller ausarbeitet, desto weniger Hürden hat man in dem gesamten Prozess zu befürchten.

Mitarbeiter müssen von Anfang an dabei sein

Bei der Entscheidung für ein LIMS sind auch die Mitarbeiter nicht zu vernachlässigen. Sie müssen schließlich später mit dem System arbeiten. Dementsprechend müssen die Angestellten von Anfang an in die Entwicklung des LIMS einbezogen werden. Welche Aufgaben muss das System übernehmen? Wie sehen die Arbeitsabläufe im Unternehmen – Schritt für Schritt – aus? Wo können Prozesse entschlackt werden? Je detaillierter der Austausch zwischen Laborleiter, Mitarbeitern und LIMS-Anbieter stattfindet, desto schneller kommt man zu einem guten Ergebnis. Und man spart sich unnötige Funktionen, die später niemand nutzt, die aber natürlich in der Erstellung trotzdem Geld kosten.

Auch die psychologischen Hürden sind nicht zu unterschätzen. Was bedeutet die LIMS-Einführung für die Arbeit jedes Einzelnen? Wer in seiner Belegschaft damit wirbt, dass nach erfolgreicher LIMS-Implementierung 30% der Probenbearbeitungszeit eingespart werden können, sorgt vielleicht eher für Sorgen als für Euphorie: Heißt 30% Einsparung in der Bearbeitungszeit auch 30% Einsparung beim Personal?

Dies ist natürlich nicht der Zweck eines LIM-Systems. Und die Referenten des Forums bestätigen: Stellenabbau war keine Folge der LIMS-Einführung. „Wir haben durch die Einführung des LIMS keine Mitarbeiter verloren, sondern sogar neue dazugewonnen“, sagt z.B. André Kiesewalter vom Dresdener Umweltlabor Ergo. Und auch Dr. Karl Kleine, Diplom-Chemiker und freiberuflicher Berater, stimmt zu: „Wenn die Angestellten nach Einführung des LIMS genauso viel zu tun haben wie davor, nur dann ist alles gut gelaufen.“ Die Aufgaben ändern sich eben: Es bleibt mehr Zeit für die Auswertung von komplexen Analysen oder sogar für die Erweiterung des Probensortiments.

Kennen Sie Ihre Prozesse

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein LIMS für Ihr Labor einrichten zu lassen, treten Sie in Kontakt mit verschiedenen Herstellern und lassen sich über deren Module beraten. Je genauer Sie ihre eigenen Anforderungen formulieren können, desto besser können Ihnen die Hersteller eine passende Lösung anbieten – oder eben feststellen, dass sie nicht für Ihren Auftrag geeignet sind. Einige Anregungen, was Sie bei der Einführung eines LIMS in Ihrem Labor beachten sollten, finden Sie im folgenden Textkasten.

Ergänzendes zum Thema
Sechs Tipps zur Einrichtung Ihres LIMS

Diese Punkte sollten Sie beachten, wenn Sie ein LIMS in Ihrem Labor einführen wollen:

Analysieren Sie die internen Prozesse: Was sind die einzelnen Schritte einer Probenanalyse? Welche Prozesse können optimiert werden, weil sie derzeit vielleicht nur systembedingt so ablaufen wie sie ablaufen?

Überlegen Sie, welche Anforderungen das System später erfüllen muss: Ein LIMS kann für nahezu alles eine Funktion programmiert bekommen, aber nicht alles ist wirklich nötig.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein: Die Angestellten sind diejenigen, die später mit dem System arbeiten. Sie wissen am besten, was es leisten muss.

Nehmen Sie sich Zeit: Ein LIMS ist keine Plug & Play Lösung, sondern muss gemeinsam mit dem Hersteller und ihren Mitarbeitern entwickelt und optimiert werden. Von der ersten Planung bis zum reibungslosen Betrieb können ein bis zwei Jahre vergehen.

Beharren Sie nicht auf die „perfekte Lösung“: Selbst wenn ein LIMS theoretisch alles vordefinieren könnte – der Mensch braucht ein gewisses Maß an Entscheidungsfreiheit. Nur so kann er sinnvoll auf die aktuelle Situation reagieren und hat nicht das Gefühl, dem LIMS ausgeliefert zu sein. Z.B. sollte er bei mehreren „Priorität hoch“-Proben selbst auswählen können, welche von diesen als erste analysiert wird).

Lassen Sie sich beraten: Diese Liste stellt nur einen ersten Anhaltspunkt dar. Die Einführung eines LIMS ist ein komplexes Unterfangen. Nehmen Sie Kontakt zu verschiedenen Herstellern auf. Tauschen Sie sich mit anderen Anwendern zu deren Erfahrungen mit LIM-Systemen aus. Und besuchen Sie eine Schulung oder ein Seminar zum Thema LIMS, um am Ende das bestmögliche Produkt für Ihre Anforderungen einzuführen.

Wenn es mit dem neuen LIMS nicht eilt, haben Sie auch im Herbst 2020 wieder die Gelegenheit, mit zahlreichen LIMS-Anbietern in direkten Kontakt zu kommen. Dann findet wieder das LIMS-Forum von Klinker und Partner in Jülich statt.

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