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Anwender- und Anbietertreffen zum Austausch über LIMS

Die geballte LIMS-Expertise in Jülich

| Autor: Christian Lüttmann

Schluss mit dem Dokumentationschaos im Labor. Auf dem LIMS-Forum von Klinkner und Partner präsentierten Anbieter ihre Softwarelösungen für Laborinformations- und Management-Systeme. Die Mischung aus Ausstellung und Vorträgen bot den Teilnehmern Möglichkeiten für einen ersten Einblick oder vertiefende Fachdiskussionen – ganz nach Bedarf.

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Auf dem LIMS-Forum 2018 konnten Anwender sich vor Ort von den Softwarelösungen zahlreicher Unternehmen überzeugen.
Auf dem LIMS-Forum 2018 konnten Anwender sich vor Ort von den Softwarelösungen zahlreicher Unternehmen überzeugen.
( Bild: LABORPRAXIS )

Jülich – Digitalisierung im Labor ist in aller Munde. Doch der Schritt zum papierlosen Arbeitsplatz ist in den meisten Fällen noch Zukunftsmusik. Ein Baustein, der dafür essentiell ist, sind Laborinformations- und Management-Systeme (LIMS). Zu diesem Thema hat der Veranstalter Klinkner und Partner am 13. und 14. November 2018 am Forschungszentrum Jülich das LIMS-Forum organisiert. Laborpraxis war vor Ort.

Bereits zum 18. Mal trafen Anwender und Anbieter von Laborsoftware zum Erfahrungs- und Informationsaustausch zusammen. Dabei wurde schnell klar: Das eine LIMS gibt es nicht. So unterschiedlich, wie die Anwender und deren Arbeitsabläufe sind, so vielfältig sind die Möglichkeiten der verschiedenen LIM-Systeme. Diese Vielfalt spiegelte auch die große Zahl an Ausstellern wider, die im Foyer die Aufmerksamkeit der Tagungsbesucher auf sich zogen.

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Die LABORPRAXIS-Marktübersicht: „LIMS“ Sie möchten sich einen Überblick über verschiedene Anbieter von LIM-Systemen und deren Produkte verschaffen? Dann ist unsere kostenfreie LIMS-Marktübersicht einen Blick wert.

Neueinsteiger und erfahrene LIMS-Anwender

23 Unternehmen waren laut Veranstalter Klinkner und Partner vertreten und boten einen ungezwungenen Erstkontakt für Neueinsteiger sowie fachliche Diskussionen für LIMS-Erfahrene. Beide dieser Gruppen waren etwa zu gleichen Teilen im Publikum vertreten, wie eine kurze Umfrage im Einführungsvortrag von Dr. Roman Klinkner, Geschäftsführer von Klinkner und Partner, zeigte.

Wie aber schafft man es, die unterschiedlichen Erfahrungsstände und damit die unterschiedlichen Interessen und Anforderungen eines so heterogenen Publikums zufriedenstellend abzudecken? Die Antwort des LIMS-Forums: Mit einem ebenso vielfältigen Angebot an Präsentationen.

Expertise aus verschiedenen Blickwinkeln

Neben dem Ausstellungsbereich, in dem die Firmen ihre Produkte vorstellten und interessierten Besuchern Einblicke in die Funktionen ihrer Systeme ermöglichten, bot die Veranstaltung zahlreiche Fachvorträge. Die Referenten waren zum Teil firmenunabhängige Experten wie Frank Rinkens, Datenschutzbeauftragter des FZ Jülich. Zum anderen Teil präsentierten Vertreter der ausstellenden Unternehmen einzelne Themen, z.B. die LIMS-unterstützte Laborsicherheit, anhand ihrer Produkte. Als dritte Gruppe kamen Anwender zu Wort, die ihre LIMS-Erfahrungen teilten.

Ergänzendes zum Thema
Praxistipps – Das sollten Sie beachten, wenn Sie ein LIMS einführen wollen:

In ihrem Anwendervortrag teilte Diplombiologin Dr. Karina Häbig ihre Erfahrungen und hilfreiche Tipps für die Einführung eines LIM-Systems:

  • Schlüsseln Sie im Vorfeld Ihre Workflows auf: Nur wenn sie genau wissen, welche Arbeitsabläufe und Routinen wie ablaufen, lässt sich das LIMS später zielgerichtet an Ihre Anforderungen anpassen.
  • Nehmen Sie sich Zeit: Vom Projektstart bis zur Inbetriebnahme vergehen oft ein bis zwei Jahre. Denn kein LIMS ist sofort einsatzbereit. Es ist vielmehr ein Werkzeugkasten, der nach Ihren Wünschen gefüllt und angepasst werden muss.
  • Kommunizieren Sie richtig mit dem Anbieter: In der Projektarbeit muss eine gemeinsame Sprache zwischen eigenen Mitarbeitern und IT-Experten des LIMS-Anbieters gefunden werden. Ein Glossar hilft, Missverständnissen vorzubeugen. Definieren Sie daher Schlüsselbegriffe, damit die Absprachen im Projekt später reibungslos funktionieren.
  • Lassen Sie erfahrene Key-User das LIMS prüfen: Ihre Mitarbeiter werden später mit dem LIMS arbeiten – sie sind daher die Experten, die wissen, was es leisten muss. Wenn möglich schaffen Sie für diese Arbeit eine eigene Stelle über den Projektzeitraum, die von einem langjährigen Mitarbeiter besetzt wird.
  • Holen Sie sich (unabhängige) Unterstützung: Neben den Anbietern selbst sind selbstständige, firmenunabhängige LIMS-Berater eine gute erste Anlaufstelle. Tagungen wie das LIMS-Forum von Klinkner und Partner bieten ebenfalls eine gute Möglichkeit, mit den Experten und anderen Anwendern von LIM-Systemen in Kontakt zu kommen.
  • Dr. Karina Häbig war eine davon. Sie berichtete am Dienstagnachmittag über die Einführung eines LIM-Systems in ihr rund 20-köpfiges Auftragslabor. „Schon kurz nach dem Start der Analytik in unserem neu gegründeten Unternehmen wurde uns klar, dass wir das enorme Probenvolumen ohne ein LIMS nicht bewältigen können“, sagte die Diplombiologin. Als wissenschaftliche Leiterin beschloss sie deshalb, ein solches System einzuführen. Von diesem Entschluss bis zum Startschuss für den Livebetrieb des Systems dauerte es dann rund zwei Jahre und vier Monate – von der Erarbeitung der Anforderungen an das System, über die Angebotseinholung bei den Anbietern bis zum Anpassungsprozess der Systemfeatures.

    Warum dauert es so lange, bis ein LIMS voll einsatzfähig ist?

    Wer ein LIMS beauftragt, der kauft nicht bloß ein Produkt, das man auspacken und sofort benutzen kann. Er investiert vielmehr in einen Prozess, der nicht allein durch den Dienstleister zum Erfolg geführt werden kann. Die intensive Zusammenarbeit zwischen Anwender und Anbieter des LIM-Systems sei das A und O für den Erfolg solch eines Projektes, betont Häbig. Sie hat mit Unterstützung ihrer Mitarbeiter alle Abläufe in den Workflows ihres Labors genau aufgeschlüsselt und Routinen und Logiken niedergeschrieben, die später vom LIMS unterstützt werden sollten. Die Anforderungen wurden in wöchentlichen Telefonaten mit dem Projektleiter des LIMS-Anbieters besprochen und dann deren Umsetzung geplant.

    Neue Features mussten sich stets der kritischen Prüfung von Key-Usern stellen. „Dies sollten unbedingt erfahrene Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen sein, die später auch mit dem System arbeiten“, sagt Häbig. Nur so ließe sich die Funktionalität des LIM-Systems sinnvoll prüfen. Im Idealfall sollte sich ein Mitarbeiter ausschließlich um die Prüfung und Einführung des Systems kümmern, wie die wissenschaftliche Leiterin empfiehlt. Sie konnte sich diesen Luxus aufgrund der kleinen Beschäftigtenzahl nicht leisten, musste also Angestellte neben dem Tagesgeschäft mit diesen Zusatzaufgaben beauftragen.

    Eine lohnende Investition

    Dass sich die Einführung eines LIM-Systems trotz des hohen Aufwandes lohnt, bestätigt nicht nur Häbig, die nun den hohen Probendurchsatz gut bewältigen kann, sondern auch der selbstständige LIMS-Berater Georg Moskopp. Er hat schon oft erlebt, wie die Umstellung auf ein LIMS abläuft und weiß um die üblichen Sorgen der Mitarbeiter: „Es gibt zwei Dinge die sich nicht vertragen: Menschen und Veränderung. Dementsprechend sträuben sich viele anfänglich gegen die Einführung eines solchen Systems. Doch wenn ich acht Monate nach Start des LIM-Systems frage, ob ich es wieder abschalten soll, sagen alle ‚Nein, auf keinen Fall‘“.

    Die Hürde mag anfänglich zwar groß sein, sowohl vom finanziellen wie auch vom zeitlichen Aufwand. Doch wer sich im Vorfeld genug Zeit für die Planung nimmt, wird bald mit einem deutlich verschlankten Arbeitsprozess belohnt. Dokumentationspflichten lassen sich damit ebenso abdecken wie Betriebsanweisungen und Routinen für neue Mitarbeiter.

    Sollten Sie nun Interesse an einem LIMS bekommen haben, brauchen Sie nicht bis zum LIMS-Forum 2019 zu warten. Auf der Homepage von Klinkner und Partner sind alle Aussteller des diesjährigen Forums aufgeführt, die Sie als Ansprechpartner kontaktieren können.

    Zudem finden Sie auf Laborpraxis.de weitere Artikel zu diesem Thema:

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    Über den Autor

    Christian Lüttmann

    Christian Lüttmann

    Volontär, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG