LIMS LIMS-Implementierung – Bauchgefühl durch Fakten ersetzt

Ein Projektteam aus Software-Haus, Hochschule und Auftraggeber hat das T&P-LIMS LISA.lims um ein Modul zur Termin- und Kapazitätsplanung ergänzt. Wie dies dabei hilft, das Bauchgefühl durch Fakten zu ersetzen, beschreiben Björn Marquardt, EDV-Leiter bei UCL Umwelt Control Labor GmbH und Prof. Dr. York Tüchelmann, Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik an der Ruhr-Universität Bochum.

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AG IC 5/32

UCL Umwelt Control Labor GmbH

LaborPraxis: Herr Marquardt – welche Ausgangssituation hat Sie zur Erweiterung Ihres LIMS bewegt?

Björn Marquardt: Unser Unternehmen hat sich vor einiger Zeit durch den Zukauf eines Labors am Standort Kiel sprunghaft erweitert. Durch diese Expansion standen die Laborleiter vor der Problematik, die Probenlogistik und Kapazitätsplanung Standort-übergreifend zu bewerten. Konnte ein erfahrener Laborleiter zuvor anhand weniger Listen und mithilfe seines Bauchgefühls ein recht präzises Bild der Auftragslage und Personalauslastung abgeben, so war dies angesichts verschiedener Standorte unmöglich geworden. Wir benötigten ein System, das die Situationen in allen analysenrelevanten Stationen zuverlässig abbildet und damit eine konkrete Basis für Personal- und Gerätekapazität schafft. Ein zweiter wesentlicher Grund für die Einführung eines solchen Systems besteht in der beschleunigten Abwicklung unserer Aufträge. Bedingt durch automatisierte Abläufe und verstärkten Wettbewerb hat sich unser Planungshorizont deutlich reduziert und wir sahen uns veranlasst, unser LIMS um ein Modul zur optimierten Auslastung der Kapazitäten und diesem engen Planungshorizont entsprechender Terminierung zu erweitern.

LaborPraxis: Welche personellen und organisatorischen Voraussetzungen mussten Sie schaffen, um diese komplexen Vorgänge in einem System abzubilden?

Marquardt: Um Ressourcen optimal auszuschöpfen, muss man sie zunächst einmal im Detail kennen, fixieren und erfassen. Da geht es um Fragen der Geräteauslastung pro Tag, der durchschnittlichen Ausfallzeiten, der möglichst genauen Prozesszeiten für alle relevanten Schritte und der Definition, welche Teilschritte in welchen Prozesszeitenblock aufgenommen werden. Flexible Personalplanung und prozessorientiertes Arbeiten sind weitere Grundvoraussetzungen für den Erfolg eines solchen Systems.

LaborPraxis: Sie erwähnten bereits, dass die Qualität des Kapazitätsplanungsmoduls stark abhängig vom Input in das System ist. Wie konnten Sie gewährleisten, dass die Projektabläufe von allen Beteiligten präzise erfasst wurden?

Marquardt: Wir haben dieses aufwändige und komplexe Projekt von Anfang an sehr hoch aufgehängt. Es wurde von der Technischen Geschäftsleitung initiiert und über ein Projektteam vorangetrieben, das unsererseits die Laborleitung, die LIMS-Administration, die Leitung Auftragsverwaltung und sporadisch auch den Vertrieb mit einbezog. Über konzeptionelle Brainstormings in der Anfangsphase und regelmäßige Meetings und Workshops mit unserem Dienstleister T&P näherten wir uns den Projektschritten und -inhalten systematisch an. Es war ein umfassendes und arbeitsintensives Projekt, was eindeutig mit der Komplexität unserer Analysen- und Auftragsabläufe sowie deren möglichst präziser Erfassung zusammenhängt. Andererseits sind Qualität und Termintreue die wichtigsten Leistungsmerkmale für ein analytisches Labor, und das neue LIMS-Modul hilft uns dabei, dieses Versprechen auf die Grundlage von Daten und Fakten zu stellen.

LaborPraxis: Wie erfolgt die ständig aktualisierte Erfassung der Kapazitäten?

Marquardt: Obwohl wir in dem neuen LISA-Modul Hierarchie- und Autorisierungsstufen bei der Kapazitätsplanung festgelegt haben, erfolgt die Planung der Mitarbeiterkapazitäten im Wesentlichen auf Gruppenebene. Und hier gilt es vor allem, die realistischen Szenarien eines Arbeitsalltages mit Krankheitsfällen und Urlaubszeiten zu beschreiben. Die hierdurch erfolgten Kapazitätsveränderungen werden systematisch in die LISA eingepflegt. Im Rahmen täglicher Arbeitsbesprechungen auf Gruppenebene werden alle relevanten Fragen bezüglich der Besetzung, Gerätekapazität sowie Art und Lösbarkeit auftragsspezifischer Probleme diskutiert und erfasst. So können Variationszeiten für termintreue Bearbeitung ausgenutzt und terminunkritische Analyseaufträge frühzeitig und in Absprache mit dem Kunden verschoben werden. Aufgrund der Standort-übergreifenden Kapazitätserfassung ist es möglich, Proben zwischen unseren Unternehmensstandorten zu verschicken.

LaborPraxis: Führt Sie das System zu einer hundertprozentigen Auslastung?

Marquardt: Das System führt zu einer deutlich verbesserten Auslastung, zu einer Transparenz der Analyseschritte und Kapazitäten, und außerdem optimiert es die Kommunikation mit dem Kunden, weil unsere Angaben zu den Zielterminen auf Fakten beruhen und nicht auf Bauchgefühlen. Der Grad der Auslastung bleibt dennoch von Labor zu Labor unterschiedlich, was an den im Einzelfall zu berücksichtigenden Varianzen liegt. Nehmen wir z.B. bei Feststoffproben den Unterschied zwischen der Analyse von Sand und Gleisschotter oder Bauschutt. Hier haben wir Proben, die bereits in der Vorbereitung mit sehr großen Varianzen ausgestattet sind. Dieser Spielraum wird auch weiterhin bestehen bleiben.

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