Bestandsmanagement, Analysetrends und SOPs So vermeiden Sie alltägliche Fehler im Labor

Die Arbeit im Labor wird oftmals durch Alltags-Probleme behindert. In diesem zweiteiligen Artikel stellen wir Ihnen fünf alltägliche Probleme im Labor vor und wie sie vermieden werden können. Im ersten Teil (Teil 2 folgt im September) geht es um das Bestandsmanagement, fehlende Analysetrends und standardisierte SOPs.

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Wer jemals in einem Labor gearbeitet hat, weiß aus erster Hand, dass es hektisch zugehen und mitunter sehr viel Druck entstehen kann. Dies gilt vor allem heute, da sich Laborleiter infolge schrumpfender Etats gezwungen sehen, mehr mit weniger zu machen: Viele fühlen sich, als arbeiteten sie fortwährend im Notfallmodus. Es gibt jedoch einen Ausweg aus diesem Dilemma und der beginnt mit der ganzheitlichen Betrachtung des Labors und der vorrangigen Lösung offenkundig alltäglicher Probleme.

Nach zahlreichen Stunden der ganzheitlichen Betrachtung von Labors ist klar geworden, dass die Mehrheit weiterhin mindestens ein „alltägliches Problem“ ignorieren, obwohl es signifikante Kosten verursacht. In dieser Artikelserie werden fünf der häufigsten Laborprobleme ins Rampenlicht gerückt: Bestandsmanagement, fehlende Analysetrends standardisierte Arbeitsanweisungen, Nachverfolgbarkeit der Messungen und Fehleinschätzung der Bedeutung von Wartung.Die ersten drei werden in diesem Artikel behandelt, Nachverfolgbarkeit und Wartung sind Inhalt eines zweiten Beitrags in der September-Ausgabe.

Diese fünf Probleme haben alle etwas gemeinsam: Sie bestehen aus mehreren Teilpflichten und -vorgaben, die oftmals die übergeordnete Notwendigkeit vernebeln. Getreu der Redewendung, „man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“, wird diese Notwendigkeit übersehen.

Erstes Problem:Bestandsmissmanagement

Sicherlich mussten Sie schon öfter wichtige Materialien per Eilversand ordern. Falls Sie einmal Extrakosten hatten, um nicht vorrätige oder abgelaufene Verbrauchsmaterialien – gegebenenfalls per Nachtkurier – zu bestellen, wissen Sie, was gemeint ist. Warum gibt es dieses Problem?

Die meisten Labore verwalten einen Bestand an Chemikalien oder Verbrauchsmaterialien (alles außer den verwendeten und weggeworfenen Chemikalien). Zu diesen beiden großen Bestandskategorien gehören kostspielige, gegebenenfalls separat erworbene oder häufig verwendete Verbrauchsmaterialien. Der Bestand kann von Labor zu Labor variieren, in einem einzelnen Labor kann er jedoch anhand von bestimmten Tests und durchgängigen Arbeitsabläufen leicht vorausberechnet werden. Nehmen wir z.B. ein kostspieliges Verbrauchsmaterial wie eine Einweg-Mikrotiterplatte. Angenommen, das Labor analysiert regelmäßig Proben auf E. coli: Der Mitarbeiter weiß, was er für jeden Arbeitsablauf benötigt und wie viele Tests jährlich durchgeführt werden. Daher sollte er auch wissen, wie viele vorrätig sein müssen. Dies wäre der erste Schritt in dem Prozess: Vorausbudgetierung auf der Grundlage historischer Daten. Das Halten von Überhangvorräten „nur für den Fall“ ist ebenfalls keine Lösung und war nie eine gute Geschäftspraxis. Die Budgetierung ist allerdings nur der erste Schritt zu einem disziplinierten Bestandsmanagement. Ein weiterer kritischer, jedoch häufig vernachlässigter Schritt, ist die Überwachung des Bestandsverbrauchs (was wurde wann von wem benutzt). Warum sind diese Informationen wichtig? Weil das Laborpersonal aus Menschen besteht, und Menschen machen Fehler, tun Unvorhergesehenes und schützen egoistisch den eigenen Arbeitsbereich, wenn auch aus edlen Motiven.

Gaschromatographie-Ampullen (GC-Ampullen) sind ein gutes Beispiel: Da sie sehr häufig benötigt werden, neigen Laboranten dazu, sie zu verstecken oder zu horten. Ohne böse Absicht beeinträchtigt ein solches Verhalten die Arbeit des Labors auf kostspielige Weise. Erstens: Wenn der Bestand erschöpft ist, können dadurch andere Tests negativ beeinflusst werden, was wiederum die Gesamtproduktivität des Labors beeinträchtigt. Zweitens: Der Laborant, der sie gerade benötigt, wird sie per Eilversand ordern, was die Versandkosten verdoppeln könnte. Falls dies selten passiert, können die Auswirkungen vernachlässigt werden; passiert es jedoch allzu oft, macht es das zu einem kostspieligen Problem. Die offenkundige Antwort lautet bessere Budgetierung und Überwachung, und an dieser Stelle ist ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) hocheffektiv. Viele benutzen lieber Tabellenblätter, doch das vermittelte Sicherheitsgefühl täuscht. Obwohl es nicht leicht ist, den Bestand – selbst mit Software – zu verwalten, sind Tabellen einfach nicht dynamisch genug, um ein Bestandsmanagementsystem aufzubauen, das Planung/Budgetierung und topaktuelle Richtigkeit proaktiv unterstützt. Mit dem Thermo Scientific Sample-Manager LIMS können Labore z.B. ihren Bestand sorgfältig überwachen, was Teil eines umfassenden Labormanagementprogramms sein kann. Zudem können sie Warnmeldungen über kritische Bestandsmengen erzeugen.

Das Fazit ist: Vom Bestandsmanagement hängt mehr ab als untergeordnete Unbequemlichkeiten. Eilbestellungen sind kostspielig. Personal- und Maschinenausfallzeiten durch nicht vorrätige Verbrauchsmaterialien sind noch kostspieliger. Labormanager können es sich nicht länger leisten, die Einführung eines neuen Ansatzes an das Bestandsmanagement – idealerweise mit LIMS-Technologie, die weitere Aufgaben im Labor übernehmen kann – zu vernachlässigen.

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