So vermeiden Sie alltägliche Fehler im Labor

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Drittes Problem: Erstellung von SOPs

Es erfordert Zeit, Standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs) zu entwickeln und zu dokumentieren, doch wenn dies nicht getan wird, ist die Katastrophe vorprogrammiert. Labore können eine inkonsistente Anwendung von Prozessen nicht tolerieren, selbst wenn einige innovative Arbeitsgänge zunächst Zeitersparnis versprechen. In einem Labor ist nur dann Platz für Innovationen, wenn sie auf der Grundlage präziser SOPs eingeführt werden. Jedes Labor hat einen „innovativen“ Analytiker oder Techniker, der zeitsparend arbeitet; doch ohne die Verbindung mit einer SOP handelt es sich nur um einen Analytiker „der abweichend gearbeitet“ hat. Mit Elektronischen SOPs (ESOPs) können sich Labore gegen „abweichendes Arbeiten“ schützen. Mit den im Sample-Manager LIMS definierten SOPs entsteht ein strikter Arbeitsfluss mit klar definierten technischen Abhilfemaßnahmen, der die Erfüllung und Einhaltung des Protokolls gewährleistet. Wenn sie nicht existieren oder die Papier-SOPs nicht griffbereit, unklar oder missverständlich sind, kann der Analytiker leicht Fehler machen und dies auch unbewusst. Bei der Entwicklung von ESOPs sind vier Aspekte wichtig: Gründlichkeit, Standardisierung, Verteilung und Compliance. Die Leistungsfähigkeit und Nachhaltigkeit eines Labors – und so vieles mehr – hängen davon ab, wie erfolgreich diese Aspekte in einem Labor behandelt werden.

• Gründlichkeit: Nehmen Sie sich Zeit für die Entwicklung der einzelnen ESOPs. Je ausführlicher, desto besser – oft sind es die kleinen untergeordneten Schritte, die lästige Vorkämpfer hinzufügen und damit die Kontinuität stören.

• Standardisierung: Lassen Sie Innovation zu, wenn sie sinnvoll ist, versäumen Sie es jedoch nicht, die existierenden ESOPs zu aktualisieren, sodass sie von allen Mitarbeitern benutzt werden. Ein LIMS ist ein perfektes Instrument zur Gewährleistung von standardisierten SOPs.

• Verteilung: Das ist schwieriger, wenn Sie noch SOPs in Papierform verwenden. Vergewissern Sie sich in jedem Fall, dass das Personal jede SOP kennt und versteht. Ein LIMS vereinfacht diesen Prozess, weil es von Anfang an in diesen Prozess integriert ist.

• Compliance: Das Laborpersonal ist für jede einzelne SOP rechenschaftspflichtig. Die Mitarbeiter müssen jeden einzelnen Schritt befolgen, andernfalls wäre die SOP lediglich ein Vorschlag. Die Vorgabe etwa, dass der Analytiker die Daten zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung eingeben muss, beugt nicht nur Fehlern vor, identifiziert Trends und verbessert die QS/QK, sondern unterstützt auch das Labor bei der Einhaltung anderer Standards, z.B. ISO 17025.

Es ist sicherlich keine Neuigkeit, dass SOPs zu den fünf wichtigsten Aufgaben gehören, die ein Labor angehen muss. Eine andere Sache ist es wiederum, Empfehlungen für die Erstellung, Verteilung und Befolgung zum Zweck von Produktivität und Compliance zu formulieren. Viele Labore benutzen immer noch Papierformat, wodurch sie deutlich im Nachteil sind. Und weitaus mehr Labore aktualisieren ihre SOPs nicht regelmäßig bzw. wenden sie nicht kontinuierlich an. Die gute Nachricht ist indes, dass sich die Technologie – in Form eines LIMS – weiterentwickelt hat und somit die Verwaltung der SOPs einfacher und effizienter denn je geworden ist.

* *J. Mensingh: Labtopia Inc., partner of Thermo Fisher Scientific, Houston/USA

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